작성일 :
그들의 임무는 직원이 스스로 알아서 일할 수 있도록 돕는 것이어야 한다. 존경받는 팀장이 되려면 지위가 부여하는 권한을 사용하지 않고도 부하직원의 지지와 헌신을 이끌어 낼수 있어야 한다.
제 1부 나는 이제 팀장이다
1. 팀장이 되는 길
팀장이 아닌 사람들은 개인 중심적으로 생각하고 세부적인 사항들을 중시하는 반면에 팀장은 팀을 중심으로 생각하고 머릿속에 전체가 담겨있는 커다란 그림을 그릴 수 있어야 한다.
- 누구나 팀장이 될수 있는 것은 아니다
어떻것을 소망할때는 주의하라, 그것이 이뤄질지도 모르니까. 많은 회사에서 관리직을 맡지 않을 경우 승진 기회가 제한된다. 그러다 보니 결과적으로 관리 업무를 맡지 말아야 할 사람들이 관리직에 오르는 경우가 발생한다. 그들도 급여 인상과 승진이 보장되는 다른 기회가 있었다면 관리 업무를 맡고 싶지 않았을 것이다.
- 전능한 팀장의 문제점
반드시 자신이 직접 해야 그 일을 제대로 처리할 수 있다고 믿는 사람들이 있다. 이런 태도를 가진 사람은 업무 책임을 다른 사른 사람에게 위임하는 것은 어려워 하기 때문에 훌륭한 지도자나 관리자가 될 가능성이 희박하다. 전능자들은 승진을 위해 직원을 추천하는 일이 거의 없다. 직원들이 책임을 지려 하지 않아 자신이 업무를 도맡아 처리할 수 밖에 없다고 믿기 때문이다. 전능자의 변함없는 특징 중의 하나는 휴가를 한꺼번에 사용하는 경우가 거의 없다는 점이다. 자기가 없으면 회사가 제대로 돌아갈수 없다고 믿기 때문에 2일 내지 3일 정도만 쉰다.
- 팀장 선출
기준직원의 업무 성과에 영향을 미치는 것은 직원이 당신에 대해 어떤 말을 하느냐가 아니라, 진심으로 어떻게 생각하느냐다. 리더는 누군가가 어느 방향으로 가야 할지를 알 수 없을 때 의지 할수 있는 사람이다. 리더란 건전한 판단력을 갖고 있어서 다른 사람으로 하여금 자신의 판단을 존중하도록 하는 사람이다. 리더는 미래를 볼수 있고, 자신이 내린 결정의 결과를 시각화할 수 있다. 또한 개인적인 성격이 아닌 사실에 근거해 결정을 내릴수 있다.
- 프로팀장을 위한 체크 포인트
2. 초보 팀장의 첫 출근
- 부임 첫 주
모든 사람이 신출내기 팀장의 출현을 기뻐할 것이라고 생각하지 마라. 반면에 사무실의 아첨꾼은 즉시 초보 팀장에게 아첨을 하기 시작한다. 또한 일부 직원들은 일찍부터 초보 팀장을 시험하려 할 것이다. 대부분의 사람들은 기다리면서 지켜보자는 태도를 취한다. 초보팀장은 처음에는 해당 직위에 있었던 전임자를 기준으로 평가받는다. 변변치 못한 점임자의 업무 수행박식을 그대로 따르는 것이 상책이라 생각하지 말고, 무능한 전임자로부터 물려 받았을지 모르는 곤란한 문제들에는 어떤 것들이 있는지 살펴봐야 한다. 초보 팀장이 내려야 하는 첫번째 결정은 경영의 한가지 방식으로 추진되는 즉각적인 변화를 자제하는 것이다. 무엇보다도 인내심을 가져라. 즉각적으로 변화를 시도하면 직원들의 원망을 사게 된다. 이단계에서 강조되어야 하는 것이 바로 자제다. 자신의 대부분의 시간을 상사와의 의사소통에만 투자하고 진정으로 자신의 미래를 좌우할 부하직원에게는 그다지 관심을 기울이지 않는 초보 팀장이 많다.
- 새 권한을 절대 남용하지 마라
새 직위에 부여된 권한을 비품 창고라고 생각하다. 창고에서 비품을 꺼내는 횟수가 적을수록 정말 필요한 경우에 사용할 수 있는 비품이 더욱 많이 비축되는 법이다. 말하지 않고 그냥 놔두는 것이 말하는 것만큼 중요할 수 있다는 의미다. 지시 사항을 직원에게 요청하는 식으로 전달하는 것도 관리상의 완곡한 표현에 속한다. 즉, 자신의 직위에 수반되는 권한을 당연히 사용해야 한다는 생각을 버려라. 위에서 말했듯이 좀더 유연한 방법을 사용한다면 나중에 어쩌면 제거할 수 없게 될지도 모르는 부정적인 이미지를 구축하는 일을 피할 수 있을 것이다.
- 직원과 개인적인 대화 시간을 가져라
새로 팀장의 자리에 오른 후 60일 동안 자신의 관리 하에 있는 직원 각자와 개인적으로 대화하기 위한 계획을 세워라. 그러나 첫주는 피해야 한다. 우선 직원들에게 보고서를 제출하게 해서 직원들이 당신이 팀장이라는 사실에 익숙해질 수 있도록 만든다. 직원과의 대화는 본질적으로 공식적인 성격을 띠어야 한다. 보고서를 당신 사무실로 직접 가져오게 한 후에 직원이 마음속에 품고 있는 생각을 들어 본다. 이때 팀장이 필요 이상으로 말을 많이 해서는 안된다. 직원과 처음 갖는 공식적인 대화의 목적은 직원과의 의사소통 자체에 있다기 보다는 직원에게 팀장과 의사소통할 수 있는 길을 열어주는데 있다. 직원들의 말에 귀를 기울려라. 무엇보다도 직원들이 원하는 것은 바로 자신의 말을 들어줄 사람인 경우가 많다.
- 각각의 직원을 파악하는 법
팀장은 대화를 통해서 직원의 관심사에 진정으로 관심을 표하고, 직원이 회사에 대해 품고 있는 야망을 파악해야 한다. 따라서 직원이 스스로 자신의 관심사를 기꺼이 말할 수 있도록 유도하는 질문을 해야한다. 그러므로 팀장과 직원 사이의 초기 대화의 목적은 팀장이 직원을 한 개인으로서 염려하고 있으며, 그들이 갖고 있는 목표를 달성할 수 있도록 돕기 위해 자신이 그 자리에 있다는 사실을 알리는 것이다. 직원이 팀장을 편안하게 대할 수 있는 안전지대를 마련하라. 그래서 직원 스스로가 작은 문제라도 팀장과 의논하는 것을 지극히 자연스럽게 생각하도록 만들라. 팀장이 부딪치는 문제의 대부분은 직무와 관련한 기술적인 문제가 아니라 사람을 중심으로 발생하는 것이기 때문이다.
- 과거의 동료 문제는 확실히 하라
팀장은 현재 부하 직원이 된 친구를 다른 직원과 똑 같이 대우해야 한다. 이는 편애하지 않을 뿐만 아니라 자신이 공정하다는 사실을 다른 직원에게 증명하기 위해서 친구를 고의적으로 박대해서도 안된다는 의미다. 초보팀장은 친구 여부와 관계없이 직원 모두와 함께 일하는 데 있어 일정한 기대치를 제시해야 한다. 또한 모든 직원에게 똑같은 규칙과 규정, 책임 기준을 적용해야 한다. 그러므로 마음을 터놓을 친구가 필요하다면 다른 부서의 팀장중에서 찾아보는 것이 좋다.
- 자신 기분을 관리하라
- 침작한 태도를 유지하라
팀장은 평정을 유지하기 위해 열심히 노력해야 한다. 위기 상황에 처한 경우에도 항상 침착한 태로를 유지한다면 생각을 좀더 논리적으로 할 가능성이 크기 때문에 손쉽게 복잡한 문제를 해결할 수 있다. 그러나 가끔은 자신의 감정을 표출할 필요도 있다. 그렇지 않으면 직원들이 팀장을 관리 로봇쯤으로 생각할 것이기 때문이다. 직원들과 함께 있는 것을 즐기고 그들의 감정을 존중한다면, 대개 업무만을 중요하게 생각하는 상사보다 훨씬 더 효율적으로 업무를 수행할 수 있을 것이다.
- 프로팀장을 위한 체크 포인트
작성일 :
3. 부하직원이 신뢰하는 팀장으로 거듭나기
팀장이 업무 처리 능력이 뛰어날 뿐만 아니라 공정하다는 사실을 직원들이 믿을수 있어야 한다.
- 성공을 휘한 습관 만들기
직원에게 올라타고 달리수 있는 말을 주어라. 특히 신입사원에게는 수행할 수 있을 만한 업무를 부과하라. 직원에게 작은 업무를 부과해서 작은 성공부터 맛보게 함으로써 성공적으로 업무 목표를 달성하는 습관을 들이는 것이다. 다른 직원 앞에서 해당 직원의 잘못을 지적해서는 안된다. 직원과 그 직원의 실수에 대해 사적으로 대화하는 경우 팀장의 역할은 직원이 스스로 문제의 본질을 인식해 똑같은 잘못을 다시 저지르지 않도록 교육시키는 것이다. 탁월한 업무 수행 능력을 보여 준 직원을 아낌없이 칭찬하고 싶다면 자신의 사무실에서 사적으로 그렇게 하라. 그러면 동료의 질투, 원한 등 부정적인 요소 없이 장점만 얻을 수 있다. 반면에 구성원끼리 협동하고 각 구성원의 노력을 인정하면서 훌륭하게 업무를 수행하는 팀이 있다면 공개적으로 칭찬해 팀 전체의 사기를 진작시키도록 하라. 칭찬은 공개적으로 또는 사적으로 하고, 비판은 사적으로 하라. 팀장이 결정을 내리는 과정에 직원을 참여시켜 직원이 새로운 체계를 일방적으로 받아들이는 것이 아니라 팀장과 함께 일해 나다도록 만들라는 것이다.
- 완벽주의의 폐단
완벽을 추구하는 것의 단점 중 하나는 직원들이 그로 인해 팀장을 미워하게 된다는 것이다. 직원이 스스로 계획을 수립한다면 목표 달성의 가능성을 훨씬 높아진다. 직원들의 단결심을 강화시키는 것도 직원의 자신감을 부추키는 한가지 방법이다. 단, 팀장은 전반적인 회사의 사규나 문화에 어긋나지 않는 범위 내에서 이러한 분위기를 조성해야 한다.
- 신뢰 구축의 중요성
회사와 부서의 비전을 주제로 대화한다. 각각의 직원에게 분명한 방향을 제시한다. 자신이 어떻게 해서 성공을 거두었고 또한 어떤 실수를 저질렀는지를 예로 들어 설명한다. 직원 각자와의 대화를 통해 직원이 일을 통해 얻고자 하는 것이 무엇인지를 파악한다.
- 프로 팀장을 위한 체크 포인트
직원에게 간단한 업무를 부과해 작은 성공부터 맛보게 함으로써 성공적으로 업무 목표를 달성하는 습관을 들여 주어라. 직원의 실수에 대해 대화하는 경우 직원을 개인적으로 공격하기 보다는 실수를 초래한 오해를 바로잡는 데 초점을 맞춰야 한다. 직원을 의사결정 과정에 참여시켜 직원이 새로운 체계를 일방적으로 받아 들이는 것이 아니라 팀장과 함께 일하는 환경을 만들어라. 부하직원에게 완벽을 강요하면 직원들은 팀장을 만족시키는 일이 불가능하다고 믿게 된다. 그 결과 직원은 자신감을 상실하게 된다. 직원 각자와의 대화를 통해 직원이 일을 통해 얻고자 하는것이 무엇인지를 파악하라. 이렇게 하면 팀장이 진심으로 직원들에게 마음을 쓰고 있다는 사실을 알릴수 있다.
4. 칭찬의 기술을 활용하라
칭찬을 할때 가장 바람직한 피드백 방법은 직접 얼굴을 마주 보면서 하는 것이다. 그러나 직원이 같은 장소에 있지 않거나 적절한 때에 직원을 만날 수 없는 경우에는 전화를 하거나 이메일을 보내면 된다. 팀장은 칭찬을 받은 직원이 업무를 더욱 휼륭하게 수행하는 사시를 깨달아야 한다. 직원들이 특정 행동을 반복해 주기를 바란다면 구제적이고 긍정적인 피드백을 해야 한다. 직원의 영향력에 대해 언급하라. 지나친 칭찬은 삼가라.
- 실용적인 칭찬의 기술
첫째, 잊엉을 받을 만한 행동, 업무성과등을 구체적으로 지적한다. 이말을 기억하라. 칭찬의 표현에 인색해서는 안된다. 팀장은 단지 직원의 안전한 귀가에 대해서만 물었을 뿐이었다. 현저한 차이로 1위를 찾이한 것은 바로 내가 하고 있는 일에 대한 인정을 받는 것이었다. 직원이 인정받을 만한 일을 했다면 주저하지 말고 인정해 주어라. 이는 비용이 전혀 들지 않으면서도 돈보다 훨씬 더 가치 있는 일이다.
- 프로팀장을 위한 체크포인트
작성일 :
5. 직원의 말에 적극적으로 귀 기울여라
성공적인 경영을 위한 최고의 비결은 직원의 말을 적극적으로 경청하는 것이다. 적극적 경청이란 자신이 그들의 말에 귀를 기울이고 있다는 사실을 상대방에게 알리는 것을 의미한다. 팀장은 대화에 참여하고, 대화의 내용을 명확하게 정리하고, 질문을 하고, 들은 내용을 요약하고, 적절하게 맞장구를 치고 호응의 몸짓을 함으로써 이렇게 할수 있다,첫째, 직원은 자신의 말에 적극적으로 귀를 기울이는 팀장을 아는 척하는 사람으로 치부하지 않는다. 둘째. 말을 거의 하지 않으면서 직원의 말에 적극적으로 귀를 기울이면 직원들 사이에서 어떤 일이 벌어지고 있는지 파악할 수 있다.
- 팀장이 직원의 말을 경청하지 않는 이유
이들은 대부분 자신의 말은 거의 모두 기억하는 반면, 다른 사람의 말은 거의 기억하지 못한다. 다른 사람의 말을 들을 때도 부분적으로 듣는다. 탁월한 관리자가 되고 싶다면 직원의 말에 적극적으로 귀를 기울여라. 사람들에게는 자시 말을 들어줄 사람이 필요하다. 그러므로 적극적으로 상대방의 말을 들어 준다면 이는 정말 대단한 서비스를 제공하는 셈이 된다. 적극적으로 직원의 말을 들어주는 것은 모든 직원의 중요한 욕구를 채워 주는 일이라 할수 있다.
- 직원의 말을 경청하기 위한 기술
상대방의 말을 듣고 있다가 자신이 말을 할때도 대화의 초점을 자신에게 돌리지 않고 계속 상대방에게 맞춘다. 또한 특정한 말이나 몸짓을 통해 상대방의 말에 정말 관심이 있다는 신호를 보낸다. 상대방이 해당 문제에 대해 이야기하고 있는 동안 어떤 방향으로 이야기가 진행될지 예측해 보아라. 어떤 의문을 제기할 수 있을까? 상대방이 문제에 대한 해결책을 제안한다면 다른 해결책을 생각해 보아라. 사실 재미있네요. 좀더 말해주세요 라고 말해도 당신과 대화를 나누는 사람은 당신이 훌륭한 대화자라고 생각할 것이다. 즉, 사용하는 단어와 얼굴 표정, 말투나 표현이 모두 같은 의미를 전달한다는 뜻이다.
- 대화를 끝맺는 기술
첫째, 당신의 상사가 당신에게 그런 말을 했을때 그들의 의도를 즉시 알아차리기 위해서다.
둘째, 자신에게 그런 표현이 필요한 상황에서 사용하기 위해서다. 당신이 말을 하고 있을때 상대방이 전화벨이 울리지 않는데도 전화수화기에 손을 올려놓는다면 이는 대화를 끝내고 싶다는 신호다. 또 다른 예로는 책상에서 종이 한 장을 집어서 대화 도중 이따끔씩 들여다보는 것이 있다. 대화를 끝내기 위한 또 다른 방법으로 앉아 있다가 마치 곧 일어서려는 것처럼 의자를 옆으로 돌리는 것이 있다. 이렇게 해도 효과가 없다면 일어선다. 대화를 끝내기 위해 신호를 보내도 이를 무시하고 대화를 계속 할 것 같은 직원이나 동료에게는 시간이 별로 없다는 점을 처음부터 밝히고, 시간이 충분하지 않다면 나중에 만나자고 제안한다. 흥미로운 점은 경청 기술을 사용하면 자신의 주위에 사람들이 모여들게 할수 있다는 것이다. 직원의 말에 귀를 기울이는 연습을 하게 되면 이 연습이 자연스럽게 습관화되어 나중에는 마치 자신의 자연스러운 태도처럼 변화하게 된다. 이렇게 되면 당신은 다른 사람이 같이 있고 싶어하는 사람이 될 것이고, 이를 통해 개인적인 만족감을 느낄 것이다.
- 프로 팀장을 위한 체크 포인트
6. 초보 팀장의 임무와 피해야 할 함정
가장 유용한 접근 방법은 영화배우가 되어 직원을 관리하는 것이다. 팀장은 자신이 처한상황을 바탕으로 적절한 역활을 선택하고, 달성해야 할 목표를 정해야 한다. 많은 초보 팀장들이 자주 범하는 또 다른 실수는 바로 직원에게 지시를 내리는 것이 자신의 역할이라고 믿는 것이다. 그러려면 팀장이 직원으로부터 지지와 헌신을 이끌어 낼수 있어야 하고, 직원과 권한을 공유해야 하며, 직원의 성공을 가로 막는 장애물을 최대한 제거해 주어야 한다.
- 팀장의 주요 임무
하나, 재용은 업무를 성공적으로 수행하는데 필요한 기술이나 잠재력, 헌신성, 자신감을 소유한 직원을 잦아내는 일이다. 둘째, 의사소통은 직원과 함께 회사의 비전, 목적, 목표 등을 공유하는 것으로 팀장이 속한 부서, 그룹, 사업 공동체에서 일어나고 있는 일에 대한 정보를 나누는 것이다. 셋째, 계획은 부서의 목적, 결과적으로 회사의 목적을 달성하는 데 필요한 업무가 어떤 것인지를 결정하는 임무다. 넷째, 조직은 각 업무나 프로젝트를 수행하는 데 필요한 자원이나 각 직원의 임무를 결정하는 일이다. 다섯째, 훈련은 직원 각자의 기술 수준을 평가해 부족한 부분을 파악하고 이러한 부분을 보중할 수 있는 기회를 제공하는 일이다. 여섯째, 감독은 직원 각자가 자신의 프로젝트와 과제를 성공적으로 완수할 수 있게 하는 것이다.
- 좋은 팀장이 되고 싶다면 직원에게 관심을 기울여라
팀장이 임무를 제대로 수행하기 위한 가장 좋은 방법은 부하직원의 필요에 충분한 관심을 기울이는 것이다. 직원에게 진정한 관심을 기울이는 것은 팀장이 그만큼 강한 힘을 갖고 있다는 증거다. 사시리 팀장과 직원은 서로를 책임질 필요가 있다. 직원은 팀장이 리더십을 발휘해 주기를 기대한다. 또한 팀장은 직원을 위해 회사의 정책을 설명하는 통역자의 역할을 한다. 그러므로 팀장은 회사의 정책에 정통해야 한다.
- 직원 업무에 대한 지나친 개입은 금물
자신의 예전 업무가 친숙하고 편안하다 해서 거기에 지나치게 관심을 기울려서는 안된다. 그러나 상임 관리자의 지위에 올라가면 예전 업무에 대한 관심을 거두어야 한다. 더 커다란 그림을 그리지 못할 가능성을 배제하기 위해서다위기의 순간에 팀장이 소매를 걷어 붙이고 위기를 극복하는 데 도움을 준다면 직원과 좋은 관계를 형성할수 있다.
- 큰그림과 세부 사항 둘 다 중요하다
관리와 관련된 모든 문제에서 균형감각을 가져야 한다. 나무 때문에 숲을 보지 못하는 것이다. 그러므로 균형감각은 관리자에게 꼭 필요한 덕목이다
- 프로 팀장을 위한 체크 포인트
작성일 :
7. 상사와 좋은 관계를 구축하는 법
그것은 바로 회사 내에서 상사라고해서 반드시 초보 팀장보다 더 현명하다고 할수는 없다는 것이다. 그는 초보 팀장보다 경험이 많거나 회사 근무 연수가 많거나 또는 기타의 이유로 상사의 위치에 있을수 있다. 물론 상사가 업무를 탁월하게 수행할 뿐만 아니라 초보 팅방보다 더 현명한 경우도 있다.
- 회사의 충성심을 갖는 방법
팀장이 자신의 책임 뿐야뿐만 아니라 여러분야에 광법위하게 적용되고 회사에 더운 커다란 이익을 창출해 줄수 있는 건의를 한다면, 회사가 팀장에게 조언을 구하는 빈도가 증가할 것이다. 여기서 중요한 것은 팀장이 통상 자신의 직위에서 가능한 정도를 넘어서는 의사결정 과정에 개입할 수 있다는 점이다. 그런 결정이 내려진 이유를 파악할수 없다면 상사에게 물어서 그런 정책을 수립하는데 어떤 사항이 중요하게 고려되었는지 파악하라. 그리고 결정을 내리는 과정에서 자신이 할수 있는 일이 무엇인지 알아둔다. 만약 회사의 정책이 다른 부서에도 영향을 미친다면 해당 부서에서 당신과 같은 직위에 있는 사람으로 부터 답을 구할수 있을 것이다. 그리고 상대적으로 간단한 방법으로는 직원에게 기꺼이 정보를 알려주는 상사를 둔 친구가 다른 부서에 소속되어 있다면 친구와 차를 함께 마시면서 필요한 정보를 얻을수 있을 것이다.
- 상사에 대한 팀장의 의무
상사에게 자신의 계획, 행동, 프로젝트에 대해 알린다. 상사의 시간을 배려하고, 그의 편의에 맞춰 약속시간이나 호의 시간을 정한다. 자신의 주장과 관심을 논리적이고 객관적으로 제시하고, 그 주장을 뒷받침할 수 있는 사례나 사실을 제시한다. 상사의 생각에 기꺼이 귀를 기울인다. 상사의 말이 옳을 수도있다.
- 분별없는 상사를 대하는 방법
반명 부서의 다른 직원은 그 상사가 훌륭하게 업무를 수행하고 있다고 생각하고, 오직 당신만이 그와 함께 일하는 데 어려움이 있다면 이는 다른 문제다. 당신이 부서에 배치된 지 얼마 되지 않았다면 너무 성급하게 행동하지 말고 여유를 가져라. 자신에게 주어진 업무에 충실하면서 상사와의 문제에 지나치게 신경을 쓰지 않는다면 문제가 저절로 해결될 수도 있다. 의논할 필요가 있는 주제에 대해 의견을 교환하기 위새허살도 상사를 정기적으로 만나도록 노력하라. 또한 내가 초보 팀장에게 항상 하는 조언은 다음과 같다. 즉, 자신에게 훌륭한 스승 역할을 해줄 멘토가 배정되지 않았다면 직접 멘토를 찾아 나서야 한다는 것이다. 멘토는회사내에서 존경을 받으며 정치적인 진행 상황을 인식하고 있는 사람이어야 한다. 또한 자신의 날개 밑에서 당신을 보호해주면서 조직 생활의 면면을 설명해 줄 수 있어야 한다. 하지만 무엇보다 중요한 것은 평판이 좋고 공정한 사람이어야 한다는 것이다.
- 자신이 되고 싶었던 리더가 되라
- 상사의 개성을 파악하라
독점적인 상사의사결정이 신속하면서 자신의 결정을 고수하고, 매우 조직적이고, 실적을 중시한다. 그들은 자신의 방식대로 또는 상부의 지시대로 일을 추진한다. 독점적인 유형의 상사를 두고있다면 분명하고 직접적으로 의사소통해야 하고, 모든 필요한 요소를 확보하고, 그들의 지시에 따른 준비를 갖춰야 한다.
- 꼼꼼한 상사
이런 관리자는 경정을 내리기 전에 시간 투자해 정보와 자료를 수집하는 것을 좋아한다. 옷간 자료에 근거해 최상의 선택을 하고자 한다는 사실을 기억하라. 그러므로 자신의 의견을 제시하거나 제안을 할 경우에는 우선 세심하게 분석한 후에 그 타당성을 상사에게 논리적으로 증명해 보일 수 있어야 한다.
- 동기부여형 상사
실천하기 보다는 말이 더 많은 유형이다. 일을 시작하기를 좋아하지만 완성하는 것은 별개의 문제다. 동기부여형 상사와 의사소통을 할때는 잡담을 많이 할 각오를 해야 한다. 상사에게 주말에 무엇을 하고 지냈는지, 아이들은 잘 지내는지 등을 물어보라. 업무를 수행하기 전에 우선 경의 없이 교제를 해야 하는 유형의 상사다.
- 혼합형 상사
그들의 약점은 강등을 회피한다는 점이다. 그들은 변화를 싫어하고 현상 유지를 선호한다. 업무를 추진하기 보다는 직원의 현재 업무 수행 상태에 더 많은 관심을 기울이는 경우도 있다. 혼합형 상사를 두고 잇따면 그들과 감정적인 교류를 하고 팀워크에 신경을 쓰라. 매우 유용할 것이다.
- 프로팀장을 위한 체크 포인트
팀장이 책임 분야뿐 아니라 여러 분야에 적용되고 회사에 더 큰 이익을 창출해 줄수 있는 건의를 한다면 팀자은 더 중요한 의사결정과정에 참여할 수 있게 된다. 관리 업무를 탁월하게 수행하기 위해서는 회사의 주요결정과 정책의 근간을 이해해야 한다. 자신의 상사로부터 그러한 정보를 얻을수 없다면 다른 경로를 통해서라도 얻도록 하라. 상사들은 자신이 부적절한 일을 하고 있을지 모른다는 사실을 인식하지 못한다. 그러므로 그들에게 피드백을 해주어라. 자신에게 스승 역할을 해줄 멘토가 배정되지 않았다면 직접 찾아 나서라. 그는 당신을 보호해 주면서 조식 생활의 면면을 설명해 줄수 있는 사람이어야 한다. 자신이 증오했던 관리자를 닮으려 하지 말고. 자신이 혹사당한 것을 부하직원에게 앙갚음하지 마라.
작성일 :
8. 자신만의 관리 유형을 선택하라
- 독재적인 관리 유형 대 외교적인 관리 유형
그들은 스스로 자신만의 관리 방법을 찾도록 방치되기 때문에 자신의 생각대로 행동하기 시작한다. 그러므로 자연히 상사의 관점에서 생각할 수 밖에 없다. 이러한 독재적인 관리자는 좀더 부드러운 접근 방법을 사용하면 직원들이 그를 악용할 것이라 생각한다. . 외교적인 관리자는 직원들에게 수행해야 할 업무의 성격과 수행이유를 설명하는데 많은 시간을 할애하기 때문이다. 독재적인 관리자는 자신이 모든 것을 결정하려고 하고, 직원을 자신의 명령에 로봇처럼 반응해야 하는존재라고 생각한다. 관리자가 버튼을 누르면 직원이 움직여서 업무를 수행해야 한다고 생각하는 것이다. 반면에 외교적인 관리자는 직원과 함께 시간을 보내면서 모든 과정에 직원의 참여를 유도하는 방식이 회사로 하여금 막대한 이익을 올리도록 해준다는 사실을 잘 알고 있다. 독재적인 관리자는 외교적인 관리자가 소심하다고 생각하고, 외교적인 관지라는 독재적인 관리자가 폭군이라고 생각한다. 두 가지 유형의 차이점은 독재적인 관리자는 항상 권한을 행사하는 반면 외교적인 관리자는 권한을 신중하게 사용한다는 점이다. 독재적인 상사를 둔 직원은 상사를 위해서 일한다고 생각하지만 외교적인 상사를 둔 직원은 상사와 함께 일한다고 생각한다.
- 민첩하고 예리한 관리 유형
팀장이 이러한 관리 유형을 유지하려면 각각의 직원에게 적절한 통제를 가하고 또한 그들을 격려할수 있어야 한다. 통제란 직원에게 업무를 할당하고, 그 일을 어떻게 해야 하는지 알려주고, 목표 달성 여부를 확인하는 일이다. 격려는 직원에게 동기를 부여하고 그들의 말에 귀를 기울이고, 계속 간섭을 해서 맡겨진 임무를 수행할수 있게 하는 일이다. 즉, 팀장이 어느 정도 직원을 통제하고 격려해야 하는지 결정할 필요가 있다. A형 : 업무를 제대로 수행하고 싶은 의욕은 있지만 목표 달성에 필요한 기술이나 지식이 부족하다. 팀장의 통제가 필요한 직원이 대부분이다. B형 : 업무를 수행하고자 하는 의욕은 상실했지만 목표를 달성하는데 필요한 기술을 갖고 있다. 많은 격려가 필요한 직원이다. C형 : 목표를 달성할 능력뿐만 아니라 의욕 또한 갖고 있다. 통제아 격려가 거의 필요하지 않는 직원이다. D형 : 업무를 수행할 능력도 의욕도 부족한다. 속 시원하게 찾아낼 수 없다면 많은 통제와 격려가 필요한 직원이다. E형 : 중간 정도의 기술과 의욕을 갖고 있다. 적당한 정도의 통제와 격려가 필요한 직원이다. 팀이라는 환경안에서 다른 직원과 함께 업무를 추진하는 방법에 대한 지도와 스스로가 꾀하고 있는 힘겨운 변화에 대한 지지가 필요하다. 앤디는 자기 고유의 과제를 해결하는데 있어서는 A형일지 모르지만 해당프로젝트를 추진하는데 있어서는 D형이다. 며칠에 한번씩 출근길에 부하직원 각자에 대해 생각해 보는 것이다. 각기 다른 과제와 프로젝트에서 각 직원이 어떤 유형에 속하는지 생각해 보고 그에 따라 기민하게 행동을 취한다. 팀장으로서 직원에게 어떤 도움을 줄 필요가 있는지 생각한다.
- 프로 팀장을 위한 체크포인트
작성일 :
9. 팀워크를 구축하기 위한 비결
최근 많은 조직체가 팀단위로 운영되고 있다. 그 이유는 두가지인데, 그중 한 가지가 시너지 효과다. 팀단위로 일하는 또 다른 이유는 현대 사회가 고도의 기술을 요구하는 사회인데다가 관리자의 지식이 직원 모두의 지식을 능가할 수 없기 때문이다. 팀의 업무 성과를 최상으로 끌어올리고 싶다면 팀 구성원들의 팀워크를 구축해야 한다. 팀워크를 구축하려면 반드시 다음의 다섯 가지 요소를 갖추어야 한다. 하나, 솔직한 의사소통둘, 권한 위임셋, 분명한 역할과 책임넷, 효과적인 리더십다섯, 팀 전체 및 구성원을 위한 보상과 책임
- 솔직한 의사소통
자사 제품의 질을 향상시킬수 있는 최상의 방법에 대한 서로의 의견이 크게 달랐던 것이다. 팀이 이런 과정을 거치는 것은 정말 바람직한 일이다.
- 권한 위임
물론 권한을 위임할 때는 시간, 자금, 선택 등의 한계선을 정해야 한다. 하지만 일단 의사결정의 마지막 권한을 팀에게 위임하면 자심감과 동지애가 생기고 업무 추진력이 배가 된다. 그러므로 팀에게 권한을 위임하기전에 팀이 위임을 받을 만한 준비가 되어 있는지 꼭 확인해야 한다.
- 분명한 역활과 책임
모든 팀 구성원이 팀에선의 자신의 역할과 책임을 분명하게 정의할 수 있는가? 또한 팀장인 당신을 포함해 팀 내 다른 구성원의 역할과 책임을 분명하게 정의할 수 있는가?
- 효과적인 리더십
팀장은 다음 사항을 실천할수 있어야 한다. 각각의 팀 구성원과 팀을 위해 분명한 목표를 수린한다. 필요로 하는 사람에게 분명한 방향을 제시한다. 팀의 업무와 관련해 자신의 개인적인 성공담과 살패담을 이야기한다. 팀 구성원들과 대화를 나눌 때는 부정적인 면 보다는 긍정적인 면을 강조한다. 팀 구성원과 팀에게 계속적으로 긍정적이고 건설적인 피드백을 해준다. 작은 성공 기회를 자주 마련해서 팀의 단결을 이룬다. 자신이 한 말은 실행에 옮긴다. 가능하다면 직원에 대한 팀장과 회사의 감사를 보상을 통해 표현한다. 자신과 팀이 서로 건설적인 관계를 맺도록 한다. 다잇ㄴ과 팀 모두 같은 목적을 당성하기 위해 함께 일하고 있기 때문이다. 창의성과 혁신을 장려해 더 나은 방향으로 추구한다. 팀 구성원이 자신을 신뢰하고 계발할수 있도록 권장한다. 강등이 존재할 경우 팀 구성원에게 자신의 견해를 표현하도록 권장하고 팀장의 의견을 직원에게 말한다. 팀 구성원으로 하여금 팀과 더 큰 조직, 고객, 지역사회 등과 관련성을 깨닫게 한다.
- 팀 전체와 구성원을 위한 보상과 책임
여전히 팀워크는 부족하다. 이유가 무엇일까? 이는 회사와 관리자가 직원에게 팀으로 일하도록 책임을 부여하지 않았기 때문이거나 팀의 일원으로서 이룩한 공로에 대한 보상을 하지 않았기 때문이다. 즉 개인적인 공헌은 물론 팀에 대한 공헌에 대해서도 보상해야 한다. 프로스포츠 팀에는 경기에서의 역할이나 성취도를 바탕으로 더 많은 보상을 받는선수가 있기 마련이다. 이런 방식은 효과가 있으며 이런 방식이 통용되는 팀에는 훌륭한 팀워크가 살아 있다.
- 프로팀장을 위한 체크 포인트팀
작성일 :
제2부 새로운 업무의 시작
10. 문제 직원 관리하기
언젠가는 당신이 속한 부서에서도 다른 부서의 직원이 승진해 오게 될 것이며 이때 다른 팀장이 거부한 직원을 받지 않을 수 있는 확실한 방법은 형편없는 직원을 다른 부서로 보내지 않는 것이다. 회사 내에서 보복이 오고간다면 누구에게도 도움이 되지 않는다.
- 직원의 생산성을 높이는 방법
다시 한번 강조하지만 가장 성공 가능성이 높은 자기에 직원을 배치할 때 얻게 되는 장점을 생각하라. 실력 발휘를 하지 못하는 자리에 직원을 강제로 배치하고 교육시키려 애쓰기보다는 직원에게 맞는 자리로 옮기는 일이 훨씬 더 쉽고, 더 효과적이다.
- 개인적 문제가 있는 직원을 다루는 방법
팀장의 책임은 건전한 관리 원칙의 한도내에서 업무를 수행하는 것이고, 직원의 개인적인 문제는 이런 몬적을 달성하는 데 방해가 된다, 한 인간을 구하는 것은 도리에 맞는 일이기는 하자만, 이는 마치 지도에도 표시되어 있지 않은 바다를 헤엄치는 것 처럼 위험한 일이다. 또한 법의 관점에서 보더라도 팀장에게 개인적인 조언을 해줄 수 있는 자격이 없다. 탁아소를 바꾸는 것은 직원의 문제다. 물론직원의 말에 귀를 기울여야 하고 그들이 겪고 있는 문제를 해결하기 위해 지원을 아끼지 말아야 한다. 그러나 모든 직원이 직장 밖에서 어려운 일을 격꼬 있으면서도 직원에 잘 다니고 있다는 사실을 명심하라. 팀장의 목적은 직원에서 발생하는 문제를 해결하는 것아디. 팀장은 개인적이 문제로 괴로워하는 직원에게 문제를 해결하고 요구할 필요가 있고, 직원 지원 프로그램의 도움을 받도록 해줄수 있다. 또한 문제를 해결하려 하지 않는다면 해고를 당할수 있다는 사실을 직원에게 명확하게 밝혀야 한다. 이런 일은 호해가 발생하지 않도록 단호하게 처리해야 한다. 단, 무심하고 매정한 태도를 취하지 않도록 조심한다. 문제가 악화되는 것을 방지하면서 인간적인 약점을 다루어야 하는 경우 반드시 지켜야할
- 도전적인 직원을 관리하는 방법
직원의 도전적인 행복에 맞서는 최상의 방법은 직원에게 어떤 행동을 왜 고쳐야 하는지를 말해 주는 것이다. 그러고는 직원의 말에 귀를 기울인다. 직원이 그렇게 행동하는 데는 그럴 만한 이유도 있을지도 모르기 때문이다. 직언의 행동에 개선의 여지가 보인다면 반드시 긍정적인 피드백을 해주어야 한다. 직원이 팀장의 말을 의심하거나 말뜻을 제대로 파악하지 못할 경우에 대비해서 말하려는 내용을 설명하는데 도움이 되는 사례를 준비해야 한다. 또한 직원이 변화할 수 있도록 긍정적인 태도로 도와준다. 직장에서 허용 될수 없는 직원의 행동에 맞설때 여기 제시한 방법을 사용해 보라. 공격형 언제나 반대하는 직원. 공격형 직원은 모르는 사이에 팀장의 권위를 훼손시키고 그룹이나 부서의 일을 방해해서 목적 달성을 어렵게 만든다. 희극형자신의 주요 업무가 다른 사람을 즐겁게 해주는 것이라고 생각하는 직원, 직장에서 웃고 지내는 것은 좋지만 지나칠 경우에는 업무에 방해가 된다. 직무 유기형정신적으로나 육체적으로 팀을 떠난 직원이며 이들은 팀에서 떨어져 나가 더이상 팀에 공헌하지 않는다. 직장에서 더 이상 열심히 일하지 않는 직원이목 집중형다른 직원이 거둔 성과에 대한 공적을 가로채기 좋아하고, 자신이 조직의 성공에 얼마나 중요한 역할을 담당하는지를 돌아다니며 과시하는 직원월광족자신의 정규 직업을 부차적인 것으고 생각하는 직원, 특히 밤에 아르바이트를 하는 경우가 많아 월광족이라는 이름을 붙었다. 조이는 회사의 축구팀을 관리하면서 이 일을 자신의 정규 업무로 삼았던 것이다. 내일이 아닌데요 형자신의 직무기술서에 없는 일은 절대 하지 않는 직원동정 호소형회사를 위해 자신의 삶을 희생하는데 아무런 보답도 받지 못한다고 느끼고, 모든 사람이 이 사실을 알아주길 바라는 직원불평형모든 일에 대해 불평하기를 좋아하는 직원상대하기 벅찬 직원의 유형은 이외에도 많다. 팀장은 직원들이 온갖종류의 행동을 할 수 있다는 사실을 인식하고 그에 대해 가능한 한 신속하게 대처해야 한다.
- 프로팀장을 위한 체크 포인트
작성일 :
11. 직원 채용과 인터뷰시 유의할 점
- 시험을 활용하라
시험은 지원자가 자신들이 주장하는 대로 새로운 직장이 요구하는 기술들을 갖고 있는지 파악하기 위한 최선의 방법 중 한다.
- 가장 중요한 채용 요소
신입사원이 경험, 교육, 자질 면에서는 조금 부족하지만 훌륭한 태토를 갖고 있다면 그는 탁월한 직원일 가능성이 높다. 노련한 팀장이라면 누구든지 지권에게 가장 중요한 요소는 태도라는 사실에 동의한다.
- 직원 선택 과정
팀장은 지원자가 대답할수 없을 정도로 어려운 질문을 피해야 한다. 면접관은 지원자가 편안하게 대화를 할 수 있는 분위기를 조성하기 위해 노력해야 한다. 인터뷰의 목적은 지원자를 더욱 잘 파악하는 것이고 그러기 위해서는 대립을 피해야 하기 때문이다. 그러므로 지원자가 긴장을 풀 수 있는 말을 하거나 질문을 해야 한다. 취업 인터뷰 사례칙업 인터뷰의 목적은 지원자가 그 직책을 맡을 만한 자격이 있고 좋은 태도를 갖고 있는지 파악하는 것이다. 초반에는 그다지 심각하지 않은 일반적인 대화로 인터뷰를 시작하는 것이 좋다. 바로 본론으로 들어가지 말고 직무를 떠나서 그에게 인간적인 관심을 갖고 있다는 사실을 알린다. 지원자와 편안한 관계를 형성하는 것이 중요한다. 실제로 취업 인터뷰를 할 경우 가벼운 잡담을 끝난후에 이렇게 말하도록 하라. 귀하께서 지원하신 직위에 대해 구체적으로 설명하기 전에 저희 회사에 대해 잠시 말씀드리고 싶습니다. 저희가 귀하의 채용 여부를 판단해야 하는 동시에 귀하 또는 저희 화사에서 근무 여부를 반단해야 하기때문에 귀하께서 저희 회사에 대해 갖고 있을지 모르는 궁금증에 대한 답변을 해드리고 싶습니다. 그러고는 회사에 대해 설명한다. 이때 회사의 목적에 대해 설명하되 통계자료를 인용하는데 긴 시간을 할애하지 마라. 회사와 직원과의 관계에 대해 이야기하는 데 시간을 좀더 할애하고, 그 칙책과 관련한 특별한 사항이 있다면 덧붙인다. 팀장은 지원자의 태도를 엿볼 수 있는 단서를 얻기 위한 질문을 던져야 한다. 어떤질문을 해야 할까, 무엇을 알수 있을까먼젓번 직업에서 가장 좋았던 점은 무엇이었습니까? 먼젓번 직업에서 가장 싫었던 점은 무엇이었습니까? 먼젓번 팀장에 대해 어떻게 생각하십니까? 첫번째 질문은 직무가 도전해 볼만한 일이었다거나, 승진이 낙하산식이 아니라 회사 내부에서 이루어 졌다거나 회사가 직원의 교육 기회를 장려하고 지원했다거나, 일을 자발적으로 하는 직원이 인정 받았다는 등의 대답을 했다면 지원자는 건전한 직장 환경을 만드는 데 있어 중요한 요소들이 무엇인지를 인식하고 있는 것이다. 반대로 지원자가 다른 사람과 어울리는 것을 좋아하는 것은 별로 문제가 안될것이 없지만 그것이 직업을 찾는 주요한 이유가 되어서는 안된다.
두번째 질문에 대해서 가끔 시간 외 근무를 해야했다거나, 토요일에 출근해야 하는 일이 종종 있었다거나, 회사에서 세미나 비용을 지불하기는 했지만 직무에 유용하게 쓰일 기술을 배우기 위해 토요일에 강의를 들으라고 했기 때문에라고 대답했다면 모두 바람직하지 못한 대답이다. 반면 회사에서 정식 업무 성과 평가 체계가 없었다거나, 급여 인상이 어부 성과의 질과는 아무런 관련이 없는 것 같았다거나, 그다지 싫은점은 없었지만 그저 다른 직장에서 좀더 나은 기회를 가질 수 있으리라 생각했다고 대답했다면 이는 될대로 되라는 식의 대답이 아닌 사려 깊은 대답이다.
- 지원자의 질문에서 알수 있는것
여태껏 제가 주로 질문을 했습니다. 이제 제게 하고 싶은 질문이 있습니까? 공유일은 모두 쉴수 있습니까? 입사 첫해에는 며칠간 휴가를 갈수 있습니까? 4주간의 휴가를 받으려면 몇년이나 근무해야 합니까? 직원을 위해 회사에서 후원하는 사회 활동에는 어떤 것이 있습니까? 은퇴가 가능한 최소한의 나이는 몇살입니까? 몇년간 근무해야 합니까? 실제로 위의 질문보다는 우회적이겠지만 여전히 지원자가 직업에 대해 바람직하지 못한 태도를 가졌음을 암시한다. 지원자가 다음과 같은 질문을 했다면 그는 위의 지원자와는 분명히 다른 태도를 갖고 있다고 할수 있다. 직원의 승진은 업무 성과에 따라 이루어집니까? 탁월한 업무 성과를 기록한 직원은 보통 직원보다 더 많은 급여를 받을 수 있습니까? 회사에 직원의 업무 능력을 향상시킬수 있는 정기 훈련 프로그래맹이 있습니까? 그러므로 통찰력이 있는 지원자라면 과거 직장에서의 인간관계에 대한 부정적인 언급은 피할 것이다. 팀장이 인터뷰 과정에서 사용할 수 있는 중요한 전략은 바로 침묵이다. 지원자가 곧바로 대답하지 않는다면 침묵이 어색하게 느껴질 수 있다. 하지만 팀장이 이를 참지 못하고 끼어들면지원자로부터 진실한 대답을 얻지 못할 가능성이 있다. 건강 관련 혜택에 대해 질문하는 직원은 책임감을 갖고 있는 것이라고 할 수 있다. 즉, 이는 지원자의 태도를 파악할 수 있는 질문으로 팀장은 이를 통해 지원자의 태도와 책임을 파악할수 있어야 한다. 지원자가 있는 곳에서 처음으로 지원서를 들춰보는 일은 없어야 한다. 지원서를 검토한 후에 지원자의 근무태도를 파악할 수 있는 질문을 하라.
- 실업률이 미치는 영향
팀장은 해당 직업을 가져야 하는 필연적인 이유를 지원자에게서 능수능란하게 끌어낼수 있어야 한다. 자신의 능력을 모두 발휘할 수 없는 일에 종사한다면 일하고 싶은 의욕을 느끼지 못하게 될것이고, 그렇다면 즉시 더 나은 직업을 찾아 나설 것이다.
- 안전지대에 머무르는 목표 미달형 직원
목표 미달형 직원은 매우 훌륭한자신을 갖추고는 있지만 도전적인 일을 좋아하지 않는다. 사람들은 변화에 저항하기 마련인데그럼에도 불구하고 변화가 필요하다는 생각이 들면 내면에서 감정적인 갈등을 느끼게 된다. 이것이 바로 심리학자가 말하는 회피-회피갈등이다. 아무것도 하지 않는다면 몹지 괴롭기 때문에 어쩔수 없이 두가디 불쾌한 결과 중에서 어느 한가지를 선택야 하는 덫에 걸리는 경우다. 안전지대에 머무르는 목표 미달형 지원자는 자신에게 가장 맞는 직업을 찾기 위해 노력하는 과정에 있는 사람이다. 업무에 집중하는 시간과 노력을 최소한으로 줄여 생각하고 정리할 시간을 확보할 수 있는 직업을 찾는 것이다. 그래서 별다른 노력을 기울이지 않고 딴 생각을 하면서도 정확하게 업무를 수행할 수 있는 고도로 반복적인 성격의 직업을 찾는 경우가 많다. 항상 문제가 되는 것은 어떤 직업이든 그것이 그 일을 하는 사람들에게 적합한가 하는 것이다.
- 일과 놀이의 차이점
테니스가 생계의 수단이라면 그때는 일이다. 하지만 여가활동으로 테니스를 친다면 그때는 놀이가 된다. 이것이 아마도 해야만 하는 것과 하고 싶어서 하는 것의 차지점일 것이다. 일을 하지 않아도 될 만큼 부유한 사람들 중 다수가 여전히 일을 하고 있는 이유도 여기 있다. 그들은 하고 싶어서 일을 하는 것이다.
- 직무 설명
직무를 설명할 때는 지원자가 따로 물어볼 필요가 없도록 모든 사람이 궁금해하는 기본적인 정보를 모두 포함시켜야 한다. 이렇게 모든 것이 어느정도 정리된 상태에서 지원자의 질문을 받도록 한다. 그런 후에 질문을 통해 지원자의 태도를 파악하고 채용 여부를 판단한다. 직무에 대해 지원자와 대화할 때는 지원자가 이해할 수 있도록 비전문 용어를 사용해야 한다.
- 직원 채용
- 근무 태도에 대해 언급하라
채용 결정이 난 후에는 예비직원과 함께 근무태도에 대한 이야기를 나누어야 한다. 이 직원이 귀하가 채용된 이유중의 하나는 귀가가 이 회사에서 진정으로 일하기를 원한다는 것을 보여 주었기 때문입니다. 그것은 하루 동안 훌륭하게 업무를 수행하고 성취감을 느끼는 태도를 말합니다. 즉, 업무를 훌륭하게 완수한 것에서 개인적으로 만족감을 느끼는 것을 말합니다. 우리는 귀하가 직무수행 능력과 함께 그러한 태도를 보여 주리라 믿고 있으며, 우리 회사의 새 식국가 되어 탁월한 능력을 발휘해 줄것이라고 확신합니다. 위의 발언을 분석해 보자. 직원이 직업에 대한 바람직한 견해를 가장 잘 수용하는 시기가 언제일까? 새로운 회사에 일하기 시작하는 때가 아닐까? 지원자는 회사와 팀장이 태도를 대단히 중요하게 생각한ㄷ다느 사실을 알게 되었기 때문에 이제 업무를 수행하면서 그런 태도를 보이기 위해 노력할 것이다. 팀장이 회사에 훌륭한 태도를 갖지 못한 직원이 있다는 사실을 알린 이유는 무엇일까? 만약 바람직하지 못한 태도를 가진 직원에 대해 아무런 언급도 하지 않을 상태에서 신입사원이 그런 직원을 보게 된다면 팀장의 말은 신빙성이 없어진다. 신입사원과 태도에 대해 대화를 나누는 시점은 개인의 선택에 따라 달라진다. 채용 소식을 전하고 다시 회사를 방문하게 한 후에 채용을 축하하는 자리에서 근무 태도에 대해 이야기를 하는 것도 좋은 방법이다. 물론 근무 첫날에도 그렇게 할 수 있겠지만 제제하는 것이 좋다. 하지만 자신에게 기대되느 ㄴ태도를 신입사원이 가장 잘 받아들이는 때가 바로 근무 첫날이기도 하다.
- 프로팀장을 위한 체크 포인트
신입사원이 경험, 교육, 자실 면에서는 좀 부족하지만 훌륭한 태도를 지녔다면 그는 탁월한 직원일 가능성이 높다. 면접관은 지원자가 편안하게 대화할수 있는 분위기를 조성해야 한다. 취업 인터뷰의 목적은 지원자를 잘 파악하는 것이고 그를 위해서는 대립를 피해야 하기 때문이다. 팀장이 인터뷰 과정에서 사용할 수 있는 중요한 전략은 침묵이다. 지원자가 대답을 하지 않아 침묵이 어색할게 느껴질 경우 팀장이 끼어들면 지원자로부터 진실한 대답을 얻지 못할 수도 있다. 팀장이 고압적인 자세로 지원자에게 일방적으로 질문을 퍼붓기보다는 지원자의 궁금증을 풀어 주고 그의 생각을 경청하기 위해 노력해야 한다. 직원이 직업에 대한 바람직한 견해를 가장 잘 수용하느 시기는 새로운 회사에 일을 시작하는 때이므로 채용 직후 바람직한 근무 태도에 대해 이야기를 나누어라.
작성일 :
12. 팀 구성원을 어떻게 교육시킬 것인가
자신의 책임 하에 있는 모든 업무를 스스로 수행할 능력을 갖고 있어야 한다고 믿는 초보팀장이 많다. 미국의 대통령이 연방 정부의 모든 업무를 수행할 수 있어야 한다고 믿는 것 만큼이나 어리석은 생각이다.
- 직원 교육의 책임
커다란 병원에서 근무하는 관리자가 수술을 집도할 능력을 갖고 있지는 않지만 어떤 의사가 유능한 의사이며 그들을 어떻게 훈련시켜야 하는지는 알고 있듯이 말이다. 팀장은 사소한 일 모두를 책임지는 것이 아니라 회사 정책 한도내에서만 업무성과에 대해 책임을 지면 된다. 신입사원 교육근무 첫날은 앞으로 함께 일할 직원의 안면을 익히고 화장실의 위치 등을 파악하는 날이다. 첫날은 신입사원이 그저 관찰을 하면서 보낼 수 있도록 하고, 실질적인 교육은 둘쨋날 부터 시작한다. 가장 흔한 것은 해당 직위를 떠나는 사람이 후임자를 교육시켜야 한다는 것이다. 깊이 생각하지 않고 자연스럽게 이런 견해를 따른다면 낭패를 볼수도 있다. 기존 직원이 자리를 떠나는 이유와 그의 태도에 따라 교육의 질이 달리지기 때문이다. 그릇된 직원 교육 사례회사를 떠나는 직원이 완벽할 정도로 유능하지 않다면 결코 그에게 후임자의 교육을 맡겨서는 안된다. 심지어 자발적으로 회사를 떠나는 직원조차도 후임자를 교육시키는 데 적당한 인물이라 할수 없다. 이미 해고 통보를 받은 직원은 후임자의 교육에 그다지 신경을 쓰지 않을 가능성이 크다. 반면에 전임자가 승진하기 때문에 자리가 비는 것이라면 후임자를 교육시키는 데 가장 적합한 인물은 바로 적임자다. 교육 담당자의 역할교육 담당자는 회사에서 일어나고 있는 일을 신입사원에게 제대로 설명해 줄수 있어야 하고, 업무를 그 구성 요소들로 나눈후에 이를 기술적인 전문 용어를 사용하지 않고 쉽게 설명해 줄수 있어야 한다. 때때로 팀장은 첫날 오후에 교육 담당자와 신입사원을 찾아가 교육 진행 상황을 들여보기도 해야 한다. 신입사원에게 말 보다 관심을 표명하는 것이 더 중요하다. 입사한 첫 주가 끝날 무렵에 직원을 사무실로 불러서 가벼문 대화를 나눈다. 다시 한번 강조하지만 더욱 중요한 것은 말의 내용이 아니라 신입사원의 복지에 관심을 보이는 태도다.
- 개선의 씨앗을 뿌려 두어라
교육을 받고 난 후에 업무를 향상시킬수 있는 아이디어가 떠오른다면 무엇이든 제안하게신입사원인 자네의 눈에는 너무나 명백하게 보이는 진리가 다른 직원에게는 잘 보이지 않을 수도 있으니까 말일세. 이렇듯 팀장이 업무를 개선선하기 위해 꾸준히 노력하고 있다는 사실을 직원 모두에게 알려야 한다. 그러면 새로운 아이디어에 대한 직원의 부정적인 반응이 줄어들 것이다. 팀장이 상대하기 곤란한 직원은 우리는 항상 이런 방식으로 해왔어요라고 말하면서 스스로를 변호하는 직원이다. 이런 식으로 업무를 처리한다면 개선의 여지가 거의 없다.
- 업무 내용을 분명히 하라
교육 기간 동안에는 업무를 작은 단위로 나우어 한번에 한 단위 씩 가르치는 것이 좋다. 물론 업무의 목적은 가장 먼저 설명해 주어야 한다. 피드백피드백 방법은 모든 직원에게 적용될수 있어야 한다. 피해가 커지기 전에 만족스럽지 못한 업무 처리를 포착할 수 있는 시스템을 개발해야 한다. 피드백은 반드시 사내에서 이루어져야 한다. 불만을 품은 고객에 의해 직원이 저지른 실수를 알게 된다면 때는 이미 늦은 것이다. 업무가 팀장의 책임 하에 있을 때 문제를 바로 잡아야 한다. 품질관리자신이 관할하는 영역에서 허용 가능한 실수의 한계를 정한후 목표에 도달하도록 또는 목표를 초과할 수 있도록 직원과 함께 노력한다. 이때 직원의 협조를 이끌어 내기 위해서는 현실적인 목표를 수립해야 한다. 신입사원이 독립적으로 업무를 수행하기 시작했다면 그는 차차 자신에 대한 회사의 기대치가 어느 정도인지를 파악해야 한다. 목표에 도달하기 위한 계획표를 마련하고 신입사원에게 그 내용을 알려 주어야 한다. 신입사원이 멉무를 인계받아 독립적으로 일하고 있더라도 업무 수행의 결과가 만족스러워서 더이상 품질 점검이 필요하지 않게 되기 전까지 교육 담당자의 감시를 받도록 조치해야 한다. 잘못된 점에 대해 이야기하되 신입사원을 비난해서는 안되며, 개인적인 감정을 개입시켜서도 안된다. 또한 팀장이 자네 또 실수를 했군이라고 말해서돈 안된다. 대신 이렇게 말하는 것이 더 바람직하다. 여전히 100퍼센트 목표 달성은 아니지만 목표에 가가까워지고 있다고 생각하네. 그렇지 않은가?
- 신입사원 교육을 끝맺는 방법
- 프로팀장을 위한 체크 포인트
작성일 :
13. 주도적으로 변화를 이끌어라
변화 관리에는 변화를 수용하고 지지하는 것, 팀 구성원이 변화에 저항하는 이유를 파악하는 것, 그러한 저항을 감소시키는 방법을 모색하는 등이 포함된다.
- 스스로 변화를 수용하라
팀장은 변화를 포용할 준비가 되어 있어야 하고 자신이 변화를 주도해야 할 뿐만 아니라 비록 스스로가 특정한 변화에 마음속으로는 반대한다 하더라도 회사가 결정한 변화를 받아들이고 지지해야 한다. 직원이 이미 잘 알고 있을지도 모르지만 팀장 자신이 특정 변화에 동의하지 않는다는 사실을 인정하고, 그럼에도 적극적으로 변화를 지지하고 직원 또는 변화를 지지하기를 기대한다고 말해야 한다. 회사의 새로운 결정을 지지하지 않는 데 따로 위험은 무엇일까?
첫째, 팀장은 오직 자신의 관점에서만 변화를 보고 있는 것이다.
둘째, 회사의 견해보다는 팀장의 견해가 더 중요하다는 메시지를 직원에게 전달하게 된다. 팀장이 해야 할 일은 자기 팀이 회사의 목표와 결정을 따르게 하는 것이다.
- 변화에 저항하는 이유
사람들은 왜 그토록 변화에 저항하는 것일까? 사람들은 근본적으로 미지의 것을 두려워하고, 불확실한 것에 어떻게 반응해야 할지 몰라 난감해야 한다. 변화에 저항하는 이유 또한 매우 주관적이다. 즉, 사람들이 변화에 대한 저항을 시작하는 출발점이 저마다 다른 것이다.
- 저항을 줄이는 방법
첫째, 직원에게 변화가 일어나고 있는 이유와 변화에 따른 이익을 설명한다. 때로 팀장은 다음과 같이 솔직한 태토를 취할 필요도 있다. 그래야 회사가 살아 남을 수 있네, 그래야 자네가 직장에 계속 다닐수 있네. 그런후에 팀이나 부서에서 변화를 실행하는 방법에 대한 직원들의 의견을 묻는다. 직원은 변화의 실행에 스스로 참여할수록 변화를 더욱 기꺼이 받아들인다. 변화의 초기 단계에서 가장 저항이 심한 직원을 판별해 팀장의 편으로 만들라. 그들의 지지를 얻게 되면 휠씬 수월하게 변화를 추진할 수 있다.
- 프로 팀장을 위한 체크 포인트
작성일 :
14. 얼굴 붉히지 않고 합리적으로 징계하는 방법
팀장 밑에서 일하는 각가의 직원은 회사의 업무 성과에 대한 기대치가 어느 정도인지 잘 알고 있어야 한다.
- 업무 기대치에 대한 사전 지식을 심어 주어라
그에 따른 징계에 대한 토론을 하기위해서는 먼저 팀장이 적절한 업무 성과 기준을 마련했고 직원이 그 기준을 충분히 인신하고 있다는 사실을 전제되어야 한다. 또한 업무 성과가기준치에 미달한다는 사실을 파악하기 위한 적절한 피드백 시스템을 갖추어야 한다.
- 직원을 개인적으로 공격하지 마라
관리에 대한 가장 오래된 규칙 중의 하나는 직원에 대한 징계는 항상 사적으로 이루어져야 한다는 것이다. 심지어 해고를 하는 경우에도 절대 직원의 자존심을 상하게 해서는 안된다. 팀장이 직원 개인이 아닌 업무 성과를 거론하고 있다는 사실을 항상 알수 있어야 한다. 공격을 당하면 자신을 방어하는 것이 사람들의 본능이므로 직원은 방어벽을 높게 쌓기 시작한다. 본론으로 돌아가 다시 대화를 시작하려면 이 방어벽을 뚫어야 한다. 팀장는 직원과 대화를 시작하면서 자신이 사람에 대해서가 아닌 업무 자체에 대해서 말하려 한다는 점을 명확하게 알려야 한다. 문제의 해결책을 함께 모색하라팀장은 자신이 하고 싶은 말만 하는 데 그치지 말고 직원과 대화를 해야 한다. 간혹 업무 성과가 떨어지는 직원의 문제를 해결하려다 지나치게 에둘러 표현해 팀장과 대화를 마친 직원으로 하여금 자신이 탁월한 업무 성과를 보인것으로 오해하게 만드는 관리자가 있다 이럴때는 업무 성과가 기준 미달임을 직원에게 명확히 일깨워 주어야 한다. 일단 자신의 사무실로 직원을 부른 후에 편안한 분위기를 만든다. 그리고 직원이 자연스럽게 대화를 할 수 있도록 해준다. 직원과의 대화에서 직원이 업무의 진행 상황에 대한 말을 꺼내면 대화의 주제를 업무 성과 기준 미달 쪽으로 유도한다. 물론 온갖 수단을 동원해도 직원으로 하여금 결정적인 주제를 이끌어 낼수 없다면 어쩔수 없이 팀장이 직접 주제를 거론 할수 밖에 없다. 오해의 소지 없애기 오해의 소지를 없애기 위해서는서로 동의한 사항에 대한 피드백을 구하는 것이 좋다. 이를 실천하는 가장 확실한 방법 중의 하나는 대화를 끝맺을 때 비망록을 작성해 해당 직원의 파일에 넣어두는 것이다. 6개월 정도 흐른후 나면 대화의 자세한 내용을 기억하지 못할 가능성이 크기 때문이다. 직원의 사적인 문제를 해결하는 방법해당 직원의 업무 성과가 아무리 뛰어나다 하더라고 매일 늦게 출근하는 것을 허용한다면 근무시간을 지키는 나머지 직원의 사기가 떨어질 것이다. 지각이 잦은 직원의 문제가 무엇인지 알아보라. 이러한 일은 종종 발생하므로 어차피 결국에는 이 문제를 해결해야 할 것이다. 모든 직원이 매일 제 시간에 출근해야 한다는 원칙을 고수해야 한다. 직원과 처음 대화를 나눈 후에 문제가 재발한 경우에는 해당 직원과 다시 한번 대화를 한다. 두번째 대화에서는 처음에 말했던 내용을 강조한다.
- 한때 유능했으나 태도가 바뀐 직원의 징계 문제
직원의 잘못된 행동에 대해 대화하려 했고, 직원을 괴롭히는 문제점을 알고자 했으며, 대책을 세워 그를 실행하려 했고, 행동을 바꿀수 있는 기회를 몇 번이나 주었다. 어떤 방법도 효과가 없었기 때문에 팀장이 선택할 수 있었던 유일한 해결책은 켈리가 과거에 아물 회사에 소중한 직원이었더라도 그녀를 해고하고 다른사람을 채용하는 것이었다.
- 또 다른 문제
- 징계를 위한 기술
매우 만족스러웠던 직원의 업무 성과가 급속도로 저하되고 있다고 하자. 업무 성과가 향상되지 않는다면 급여 인상되지 않으리라는 점을 직원에게 미리 알린다. 이렇게 사전 경고를 한 경우에는 직원들이 팀장의 말을 신뢰할 수 있도록 틀림없이 실행해야 한다. 말로만 위협할 뿐 팀장이 감히 실제로 그렇게 하지 않을 것이라고 생각하는 직원들이 있기 때문이다. 직원에게 이렇게 말하는것도 좋은 방법이다. 이문제를 한 달 안에 해결하게. 그렇지 않으면 다른 조치가 취해질 걸세. 업무 성과에 대한 기준을 명확하게 수립해 팀장과 직원 사이에 기준의 달성 여부에 대한 이견이 없도록 해야 한다. 또한 이때 기준은 측정 가능한 것이어야 한다. 직원을 해고해야 하는 사태가 발생하는 경우 해고 사유를 입증해야 할수 있으므로 충분한 기록을 남겨야 한다. 대부분의 회사에서 근신 기간은 90일로 정해져 있다. 근신 기간중에 만족할 만한 업무 성과를 거둔 직원엑는 근신을 풀어주고 정규직원으로 환원시킨다. 근신 기산에 만족스러운 성과를 거두었다는 표시로 적정한 급여 인상을 하는 것이 관행이다. 만약 그 시점에 이르러서도 업무를 만족스럽게 수행하지 못한다면 직원은 해고당할 것을 각오해야 한다. 다시 한번 강조하지만, 갑작스럽게 직원에게 해고를 통보해서는 안된다.
- 프로 팀장을 위한 체크 포인트
작성일 :
15. 해고는 어려운 일이지만 꼭 필요하다
팀장은 화가 난 상태에서 직원을 해고해서는 안된다. 팀장이 이 지침을 확실하게 파악하지 못했다면 상사나 인사부에 문의해야 한다. 해고 문제에 관한한 지나치게 서두르기보다는 지나치게 신중한 편이 훨씬 낫다.
- 직원 해고를 위한 토대
해고로 인해 소송이 점점 더 늘어나느 추세에 있기 때문에 직원에 대한 기록은 더욱 중요한 의미를 갖는다. 팀장은 이렇게 자문해 봐야 한다. 이번 해고가 정당했다는 점을 나중에 밝혀야 한다면 과연 완벽하게 입증할 수 있을까? 그렇다고 대답할 수 있다면 더 이상 걱정할 필요가 없다. 정확한 교육이 이루어졌고, 직원이 자신의 업무 내용을 명확하게 파악했다는 사실을 먼저 확신할 수 있어야 한다. 수습사원과 교육 담당자 사이에 개인적인 장벽이 존재해 적절한 정보의 흐름을 막은 것은 아닐까? 혹시 팀장이 놓쳤을지도 모를 정보가 있는지 알아보기 위해 직원의 적성검사 자료, 입사 지원서, 기타 초기 채용 기록등을 재검토한다. 기준 미달의 업무 성과를 적절한 수준까지 끌어 올릴 가능성이 전혀 없거나, 없다고 확신할 경우에만 비로서 해고를 해결책의 하나로 생각해야 한다. 합병과 매입그렇다고 반드시 근무 성과나 태도가 나븐 직원만 도태되는 것은 아니라. 모기업에 중복된 직위가 있거나 또는 예전 회사에서의 지위가 너무 높았거나 급여가 너무 많은 것도 해고 사유가 된다. 직원 감축이 합볍의 결과라는 사실은 누구나 알고 있으므로 해고 사유를 합병과 연결 시키는 것이 바람직하다. 이렇게 한다면 최소한 해고당한 직원의 체면을 살려 줄 수 있다. 직원의 자리를 지켜 줄 수 없다면 최소한 체면이라도 살려 줘야 얼마간 위안이 될 것이다. 또 해고당하는 직원을 도울 수 있는 방법이 있으면 팀장으로서 자신이 할수 있는 일은 무엇이든지 하라. 다운사이징다운사이징이란 말은 직원 사이에 두려움을 조장한다. 다운사이징의 소용돌이에서 당신이 생존할 수 있다고는 누구도 보장할 수 없지만 자신의 문제로 우는 소리를 하면서 상사에게 마음의 짐을 보태기보다는 문제에 대한 해결책을 제시할 경우 생존 가능성이 높아 질 수 있다. 자사가 인간적인 회사여서 실직할 직원에게 계속해서 급여를 지급하고, 합당한 기간 동안 건강 보험의 혜택를 부여하고, 다른 직업을 찾을 수 있도록 지원하는 등의 도움을 제공할 수 있으면 매우 바람직할 것이다. 두 번째 기회를 주어라목적 달성을 위해서 업무 향상과 시간의 측면에서 직원이 성취해야 할 목표를 정한다. 즉, 직원이 목표를 달성하면 문제가 해결되어 직장에 계속 다닐수 있지만 목표 달성에 실패한다면 해고 대상자가 된다는 것이다. 마지막으로 해고를 결정하기 전에 다음과 같은 몇가지 중요한 질문을 스스로에게 던져본다. 자신이 책임지고 있는 부서의 다른 직무중에 해당 직원이 수행할 수 있는 직무가 있는가? 다른 부서에 해당 직원이 기여할 수 있는 자리가 있는가? 자신과 맞지 않는 직무를 맡았기 때문에 이런 상황이 발생한 것은 아닌가? 다른 분야에서는 유용할지도 모를 직원을 해고하는 것이 회사에 도움이 될까? 해고라는 오명이 미래의 직장에까지 미칠 영향 때문에 직원이 괴로워하지 않을까? 해당 직원이 다른 부서로 옮겨도 아무런 오명이 남지 않을 수 있을 만큼 우리 회사의 규모는 충분히 큰가? 과거의 직원도 회사가 상대하는 대중의 일부다. 회사의 외부 평판을 해치지 않으면서 이 상황을 해결할 수 있을까? 설사 해고 당하는 것에 대해 직원이 불만을 갖더라도 자신에게 기회가 충분히 주어졌고 결과적으로 팀장이 자신을 해고할 수 밖에 없었다는 점을 직원이 인정할 수 있도록 해고 문제를 처리할 수 있을까? 회사에서 제시하는 성과 기준을 만족시키지 못하는 직원에게는 솔직하게 그러한 사실을 알려 주어야 한다. 융통성과 일관성이 중요한 까닭회사에 결근에 대한 공식적인 규정이 없는 경우에는 각부서와 팀장 간에 의사 소통이 원활하게 이루어져 회사 전체에서 거의 유사한 지준이 적용될수 있도록 해야 한다.
- 해고를 통보하는 방법
직원 각자의 상황에 맞게 표현은 다양하게 바뀔수 있지만 직원에게 전달해야 하는 내용은 반드시 담겨 있어야 한다. 이때는 나쁜소식을 포장하려 하지 말고 그렇다고 퉁명스럽게 전달해서도 안된다. 상황에 맞으면서도 스스로가 편안하게 할 수 있는 말을 하라. 팀장은 해당 직원과의 직접적인 대면을 피하고 싶을지 모른다. 하지만 이는 직업상의 의무이고 솔직한 태도로 해결해야 한다.
- 해고의 긍정적인 편
만족스럽지 못한 직원을 계속 회사에 묶어 두는 일은 회사뿐만 아니라 직원에게도 공정하지 못한 일임을 알수 있다. 그 직원이 제대로 직무를 수행하지 않기 때문에 그의 직무와 관련된 직원 모두가 불만을 품을 것이기 때문이다. 직원을 해고할 때는 해고가 정당할 뿐만 아니라 팀장 자신이 최대한 객관적인 태도를 취했다는 점을 확신할 수 있어야 한다. 만약 의구심이 생긴다면 좀더 경험이 많은 팀장이나 인사부의 조언을 구하라. 그런 후에도 해당 직원을 해고 할수 밖에 없다는 결론에 이르면 해고 소식을 갑자기 전달하지 말고 직원을 최대한 배려해 인간적이고 섬세한 태도로 문제를 다루도록 한다.
- 프로 팀장을 위한 체크 포인트
작성일 :
16. 팀장이 알아 두어야 할 법률적인 문제
팀장은 성희롱, 장애, 약물남용, 사생활, 가족 및 병가, 직장 폭력 등을 둘러싼 법률적인 주제에 관심을 기울일 필요가 있다. 다시 한번 강조하지만 이분야의 전문가가 될 필요는 없다. 그러나 법적인 측면에 무지했다는 변명은 허용되지 않는다.
- 성희롱
기본적으로 팀장이 자신의 부서에서 성희롱을 허용했거나, 성희롱을 인식하지 못했거나, 이에 대해 아무런 조치도 취하지 않았다면 회사가 법률적으로 책임을 져야 한다는 의미다.
- 위험 신호를 인식하라
성희롱 문제를 인식하고 예방하기 위해 다음과 같은 위험신호를 인식해야 한다. 성적인 농담을 한다. 키스하는 소리를 흉내 낸다. 성적인 내용을 주제로 대화한다. 직장 동료를 애인이라고 부른다던가 화끈하다고 말한다. 다른 성에 대해 경멸적인 말을 한다. 외설적인 사진이나 그림을 사무실에 걸어 놓거나 그런 사진이나 그림이 새겨진 옷을 입거나 커피잔이나 컵을 사용한다. 상대방이 적절하지 못하다고 생각하는 신체 접촉을 시도한다. (심지어는 악수하는 것조차 부적절할 수 있다). 다른 성을 가진 직원에게 중요도가 떨어지는 업무를 맡긴다. 모든 직원에게 동등한 승진 기회를 부여하지 않는다. 성별에 따라 편파적인 대우를 한다. 팀장은 어떤 형태로든 회사내에서 성희롱이 절대 허용 될수 없다는 사실을 직원에게 명확하게 전달하기 위해 가느앟ㄴ 모든 조치를 강구해야 한다. 그리고 성희롱 사건이 발생하는 즉시 보고해야 한다. 만약 이런 의무를 게을리 한다면 팀장뿐만 아니라 회사가 책임을 져야 한다.
- 장애
장애는 개인이 신체적 혹은 정신적 손상으로 인해 한가지 이상의 일상적인 활동을 수행할 수 없거나 그러한 손상 기록을 가진 경우를 의미한다. 팀장은 자신의 부서에서 장애인에 대한 어떤 형태의 차별이나 희롱도 허용해서는 안된다.
- 약물 남용
첫째, 팀장은 술에 취해 있거나 마약을 사용한다는 이유로 직원을 비난 할수 없다. 직원에게 알코올이나 약물의 남용 여부를 물어볼수는 있지만 직원이 대답을 거부하면 남용 여부를 입증하는 법적 책임은 팀장에게 돌아간다. 직원이 그런 행동에 대한 정당한 이유를 제시하지 못하면 팀장은 해당 직원과 다른 직원의 안전을 위해 해당 직원을 집으로 돌려보낼 수 있다. 그러나 이때 해당 직원이 직접 운전해서 집으로 가도록 해서는 안된다. 집으로 가는 길에 직원에게 나쁜일이 생기거나 사고라도 나게 되면 그 법적인 책임은 고스란히 팀장과 회사에 돌아간다.
둘째, 직원에게 마약이나 알코올 남용 문제가 있을 수 있다고 생각한다는 사실을 다른 사람에게 알려서는 안된다. 이러한 정보를 나눌수 있는유일한 사람은 당신의 상사나 인사부, 자격을 갖춘 카운슬러뿐이다.
셋째, 미국 대부분 주의 법에 따르면 팀장과 회시는 알코올과 약물 남용 직원의 재활을 위한 방법을 찾아야 할 책임이 있다. 만약 해당 직원의 태도가 개선되지 않고 재활 프로그램에 등록하지 않는 경우에는 곧 바로 징계 철차를 밟을 수 있다.
- 사적인 부분
대부분의 회사는 정당한 사유가 있다고 생각될 때는 직원의 업무영역을 조사하거나, 음성 메일을 듣거나, 이메일이나 컴퓨터 파일을 들여다볼 수 있는 법적 권리가 있다. 그러나 연방 헌법과 주 헌법에 사생활의 보장이 명시되어 있으므로 팀장은 직원에 대한 정보 중 다른사람에게 누설할 수 있는 정보와 그럴수 없는 정보를 구별할 수 있어야 한다.
- 직장내 폭력
회사와 팀장은 폭력이 없는 직장환경을 조성하기 위해 가능한한 모든 수단을 동원하고 있다느 사실을 보여 줄 필요가 있다. 팀장이 속한 부서 안에서 폭력적인 성향의 직원과 개인적으로 부딪쳐야 한다면 침착하게 위협적이지 않은 언어를 사용하고 상대방이 계속 말을 할 수 있도록 유도하면서 회사 경비를 부른다.
- 팀장이 해야 할일팀장은 안전하고 서로 존중하는 직장 환경을 만들고 유지하는데 있어 결정적으로 중요한 역할을 담당해야 한다.
- 프로 팀장을 위한 체크 포인트
작성일 :
제 3부 열린 태도로 사람들과 더불어 일하라
17. 비밀을 만들지 마라
가장 강력한 힘을 소유할 수 있는 팀장은 부하직원에게 계속 정보를 제공해서 독립적으로 행동할 수 있는 힘을 키워주는 사람이다. 팀장이 비밀로 할 필요가 없는 사항을 비밀로 간직하면서 기쁨을 느끼는 것에는 문제의 소지가 있다.
- 공개하지 못할 정보란 없다
직원은 회사에서 어떤 일이 벌어지고 있는지 알 필요가 있다. 팀장이나 경영진은 직원과 의사소통을 거의 하지 않는 것보다는 오히려 지나치게 많이 하는 편이 훨씬 낫다. 월요일 아침 회의에서 돌아오면 3명의 감독자를 사무실로 불러서 회의에서 오고 간 내용을 간단하게 설명해준다. 그러면 감독자는 10명의 부하직원에게 회의 내용을 전달하는 것이다. 감독자들이 혼자만 알고 있게 하지 말고 직원과 의사소통하게 하라.
- 프로 팀장을 위한 체크포인트
가장 강력한 힘을 소유할 수 있는 팀장은 부하직원에게 계속 정보를 제공해서 독립적으로 행동할 수 있는 힘을 키워 주는 사람이다. 회사에서 진행되고 있는 일 중 비밀에 부쳐야 할 일이란 거의없다. 현재 비밀을 유지해야 하는 사항도 단지 타이밍이 문제인 경우가 많다. 직원은 자신에게 영향을 미치지 않을 수도 있는 문제에 대해서도 알 필요가 있다. 아는 것이 없을 경우 직원은 추측을 하는데, 그것이 사실과 전혀 다른 경우가 많기 때문이다.
18. 인사부와 좋은 관계를 유지하라
팀장의 입장에서는 인사부나 부서 직원이 자신을 위해 제공할 수 있는 도움을 최대한 활용하는 것이 바람직하다. 팀장은 자신이나 자신이 속한 팀의 업무가 성공을 거두도록 하기 위해서도 인사부와 좋은 관계를 구축할 필요가 있다.
- 직원의 채용에 참여할 수 있도록 하라
팀장이 자신이 책임을 질 직원을 스스로 선발할 수 있도록 배려해야 한다. 중요한것은 인사부가 추천한 직원에 대한 팀장의 반응이다. 팀장은 그들의 추천을 진지하게 발아들여야 하고, 인사부는 팀장과의 대화를 통해 해당 직무를 수행하기 위한 필수 요건을 완벽하게 파악해야 한다. 만약 그들이 필수 요건을 제대로 파악하지 못하고 있다면 그것은 팀장이 그들에게 충분한 정보를 제공하지 않았기 때문이다. 특정 직무에 관한 한 담당 팀장이 전문가이므로 팀장은 직무수행에 어떤 요건이 필요한지 파악하고 있어야 한다.
- 직원에 관한 문제에 대한 도움을 구하라
대부분의 경우 인사부는 팀장이 승진시키고자 하는 직원이 일하는 부서와 상의해 팀장이 자칫 놓치고 있을지도 모르는 중요한 정보를 입수해 줄 것이다. 인사부가 직원과 회사 모두를 위해 중요한 기느을 수행할 수 있도록 하기위해서는 해당 부서 직원들이 적절한 훈련과 교육을 받을 필요가 있다. 인사부는 팀장의 전반적인 관리 업무뿐만 아니라 개인적인 업무도 지원해 줄 수 있어야 한다. 인사부로부터 높은 평가를 받는 것은 팀장에게 커다란 자산이므로 그들과 항상 친밀한 관계를 유지하는 것이 좋다.
- 프로 팀장을 위한 체크 포인트
인사부는 초보 팀장이 익숙하지 않은 많은 영역에서 팀장에게 도움을 줄수 있으므로 이사부와 좋은 관계를 구출할 필요가 있다. 팀장은 자신이 직접 채용 결정을 내렸을 때 그 결정에 대한 책임을 지기 위해 더욱 노력하게 된다. 팀장은 승진 문제에 대해서도 인사부와 의사소통을 해야 한다. 인사부는 승진시키고자 하는 직원이 일하는 부서와 상의해 팀장이 놓친 중요한 정보를 입수해 줄 수 있는 능력을 갖고 있다.
19. 회사에 대한 충성도 높이기
- 충성은 구시대적이다?
- 충성에 대한 바람직한 태도
팀장이 회사에게, 상사에게, 직원에게 충성을 다한다면 그 혜택은 결국 팀장에게 돌아올 것이다. 누구에 대해서든 평판을 떨어뜨리는 말을 하게 되면 자신이 비난하는 대상보다 오히려 자신의 치부가 더 많이 드러나기 마련이다. 이유를 따지지 말고 회사와 직원에게 충성하라.
- 프로 팀장을 위한 체크 포인트
작성일 :
20. 즐거운 일터를 만드는 동기부여의 기술
동기부여는 직원이 외부의 강요에 의해서 억지로 일하는 것이 아니라 자발적으로 일하고 싶게 만드는 것이다.
- 자기 동기부여
직원이 업무를 어쩔수 없이 해야만 하는일에서 하고 싶어서 하는 일로 생가하게 만드는 것이 팀장의 주요 임무 중 하나다. 직원의 반응은 각자 다르기 때문에 팀장은 직원이 무엇에 어떤 방식으로 반응하는지 등을 제대로 파악해야 한다. 팀장의 인정을 받는 방법은 결국 업무를 만족스럽게 수행하는 것이므로 그런 직원은 당연히 탁월한 업무 수행이라는 방식을 선택한다.
- 동기부여를 위한 팀장의 역할
팀장이 계속적으로 수행해야 하는 임무는 바로 직원의 업무 성과를 극대화하는 것이다. 팀장이 평소에 공정한 태도를 취하고 직원에게 관심을 기울이며 직원이 이해한다면, 완강한 태도를 취해야 하는 상황에서 완강해 질 수 없다고 믿는 팀장들이 많다. 하지만 이는 전혀 사실이 아니다. 권위는 평소에 거의 드러내지 않고 정말 필요할 때 사용해야 훨씬 더 큰 효과를 발휘하는 법이다. 일부 직원은 가족을 부양한다는 것으로 스스로에게 동기를 부여한다는 사실을 기억하라. 이런 직원 중 일부는 자기 가족에게 관심을 보이는 팀장에게 호의적이다. 반대로 자기 사생황에 대해 조금도 언급하지 않는 직원이 있다면 사생활을 지키려는 그 직원의 분명한 욕구를 무시해서는 안된다. 물론 신입사원의 사기를 북돋워 주는 일도 중요하지만 탁월하게 업무를 수행하는 직원을 소홀히 해서는 안된다. 자신의 탁월한 업무 성과를 자신이 인식하고 있을 뿐만 아니라 그 가치를 인정하고 있다는 사실을 직원에게 알려야 한다.
- 직함을 자유롭게 이용하라
회사 내에서 공정하게 사용할 수만 있다면 직함을 자유롭게 사용하는 것이 좋다. 평범한 사무직 신입사원에게 처음부터 엄청난 직함을 부여해서는 안된다는 것이 바로 그것이다. 직함은 그 자리에 오르기를 열망하는 직원에게 주어져야 한다. 앞으로 자사에서 직원 급여를 동결할 예정이라며 급여 인상 대신 주요 직원에게 새로운 직함을 주는 방안을 검토해 보라. 직원들은 깜짝 놀랄만큼 긍정적인 반응을 보일 것이다. 사람들은 모두 자신이 중요한 사람이라고 느끼고 싶어한다. 직원도 마찬가지다. 직원이 그렇게 느낄수 있도록 도와주어라.
- 지위를 나타내는 상징적인 장치들
모두 더 높은 지위에 오르려는 직원의 열망을 부채질하기 위한 장치다. 이러한 특권은 그 자체로는 중요하지 않지만 직원은 이러한 특권을 얻게 됨으로써 자신이 회사 내의 특정 위치에 이르렀다는 사실을 인식하게 된다. 또한 이런 특권은 이미 누리고 있는 사람보다 누리지 못하고 있는 직원에게 훨씬 더 중요한 의미를 갖는다. 사실상 대부분의 직원이 중요하게 생각하는 것은 상징 자체의 획득이 아니라 상징을 통해 다른 사람에게 비치는 자신의 가치다. 특정 지위를 나타내는 상징의 획득을 소망하는 것은 바람직한일이지만, 이때 올바른 생각을 갖고 있어야 한다. 즉, 상징의 획득에 지나치게 비중을 두어서는 안된다. 그렇게 한다면 자신이 생각했던 만큼 신속하게 상징을 획득 할 수 없을 경우 큰 괴로움에 빠질 수밖에 없기 때문이다. 만족할 만한 급여 프로그램이나 훌륭한 관리방법의 부족을 대체할 목적으로 지우를 나타내는 상징을 사용해서는 안된다. 지위를 나타내는 상징은 마치 케이크 위의 장식과 같다. 그것은 케이크의 장식이지 케이크는 아니다. 지위를 나타내는 상징은 지성과 인간의 행동에 대한 통찰을 바탕으로 사용할 경우에만 귀중한 도구가 될수 있다.
- 성취욕의 필요성
성취욕을 갖고 있는 직원은 안정성, 급여, 근무여건, 지위, 보상등에 대한 필요가 충족된 직원이다. 직원의 이런 요구를 충족시켜 준다면 그들은 한층 더 스스로 동기를 부여하고 고도로 생상적인 직원이 될 것이다.
- 동기부여의 주관적인 성격
팀장은 자신에게 동기를 부여한 요소와 직원에게 동기를 부여하는 요소가 전혀 다를수 있다는 사실을 염두에 두어야 한다. 또한 오늘 직원에게 동기를 부여할 수 있었던 요소가 다음 주에는 동기를 부여할 수 없을 수도 있다는 사실을 또한 기억해야한다. 직원에게 동기를 부여하는 요소를 막연하게 추측하지 말고 주의 깊게 탐색하여 그를 바탕으로 행동을 취해야 한다.
- 프로팀장을 위한 체크 포인트
작성일 :
21. 직원과 세대 차이 극복하기
문제가 발생하는 원인은 대부분의 젊은 사람이 충동적이라는 생각을 가진 나이 든 직원의 태도 때문이다. 팀장이 직원에게 자신이 어떤 일을 하든 성숙한 인물이라는 인상을 준다면 조만간 그러한 인상이 직원 모두의 마음속에 사실로 자리 잡을 것이다. 서둘러 변화를 추구하려 하지 말고 천천히 실천해 나가라. 팀장으로서의 권한을 휘둘러서 쉽게 결정을 내리지도, 빨리 결정을 내지도 마라. 팀장이 빨리 결정을 내리면 나이든 많은 직원들은 팀장이 충동적이라고 생각할 것이다. 팀장이 취햐야 할 태도는 시간적인 여유를 갖고 직원이 팀장의 존재에 익숙해질 수 있도록 만드는 것이다. 나중에 장애가 될수 있는 요소들은 이런 식으로 미리 제거해야 한다.
- 하지 말아야 할 실수
직원의 질문에 대답할 수 없다면 모르겠군요. 하지만 알아보고 연락드리죠. 라고 대답하라. 팀장이 이렇듯 솔직하게 행동한다면 아는 척하는 얄팍한 사람이라는 평가를 받지 않을 수 있다. 모든 훌륭한 팀장이 그렇듯이 자신이 부하직원의 복지에 관심을 가지고 있다는 사실을 초기에 자주 보여주어야 한다. 그런 면에서 팀장은 세일즈맨이 될 필요가 있다. 팀장의 임무는 직원들에게 당신과 같은 팀장과 함께 일하게 되어 행운이라는 생각을 파는 것이기 때문이다.
- 젊은 팀장을 위한 전략
즉각적으로 결정을 내릴 수 있는 사안이라 하더라도 팀장이 초보이고 결정을 얼마간 유보해도 아무런 해가 없다면 때로 의도적으로 결정을 보류한다. 팀장의 입장에서 보면 즉각적으로 결정을 내릴 수 있으리라는 생각이 들더라도 그 자시에서 결정을 내리지 말고 다음과 같이 말해 보자. 좀더 생각해 보고 내일 아침에 다시 애기하죠. 이런 방법을 사용한다면 팀장이 사려 깊다는 것과 결정을 내리기 전에 관련 사실을 세심하게 파악하고자 한다는 점을 직원에게 알릴 수 있고, 미숙한데다 아는 척하는 사람이라는 인상을 남기지 않을 수 있을 것이다. 팀장으로 승진한 후에 부하직원의 과거 성과 평가서를 검토하는 것도 매우 유용할 것이다. 하지만 항상 열린 태도를 가져야 한다. 직원에 대한 평가가 일반적으로는 정확하겠지만 팀장이 제대로 파악하지 못한 점도 있을 수 있기 때문이다. 물론 직원 모두가 서로 이름을 부르는 사무실에 승진을 했다면 원래의 관습에 따른다. 그러나 팀장이 외부에서 승진해 온 경우라면 자신의 존재가 직원들에게 완전히 받아들여질 때까지 존칭을 사용한다.
- 프로 팀장을 위한 체크 포인트
작성일 :
제 4부 팀장의 실제적인 업무 수행을 위한 기술
22. 직무기술서의 작성
경영자는 어떤 직무가 중요한지 결정하고(직무 평가), 직원이 업무를 얼마나 잘하는지 판단하고(성과 평가), 각 직원에게 어느정도의 급여를 지급할지 결정한다(급여관리).
- 직무기술서의 기본적인 사항
직무기술서에는 수행업무가 자세하게 서술되어 있고 대개 위계 질서와 관련된 내용이 포함되어 있다.
- 직무기술서 작성의 3단계
직무기술서를 작성할 때는 3단계 접근 방법이 매우 유용하다.
1단계로 필수적인 전문기술과 지식을 기술한다. 행동과 관련된 내용을 기술한다.
2단계에서 필요한 행동의 에는 깨긋한 마무리, 혁신적이고 창의적인 태도, 품질에 대한 헌신등이다.
3단계에서는 대인관계와 관련된 사항을 기술한다. 사실 대부분의 노련한 팀자은 직원이 직장에서 성공하려면 기술적이 능력보다는 그 사람의 행동과 다른 사람과 조화로운 관계를 이루는 능력이 더 중요하다는 사실을 잘 알고 있다. 직무기술서를 작성할 때는 반드시위와 같이 3단계를 거치도록 하라.
- 업무 성과와 직무 기술서
가장 바람직한 것은 직원과 팀장이 직무의 필수 사항에 대해 합의한 후에 서로 협력해 직무기술서를 작성하는 것이다. 반명 직무기술서가 간결하고 요령있게 작성되어 있다면 위원회가 어부를 처리하기 편해진다. 그러므로 직무기술서에 무조건 많은 내용을 기재하려고 욕심을 부려서는 안된다. 직무 평가 위원회는 과장된 직무기술서를 그다지 환영하지 않는다.
- 프로 팀장을 위한 체크 포인트
작성일 :
23. 공식적인 체계를 통해 성과를 평가하라
- 성과 평가를 위한 법적인 의무
미국에서는 50명 이상의 정규직원을 보유한 회사는 법적으로 직위를 막론하고 모든 직원의 업무 성과에 대해 정확한 최신 정보 기록하고 최소한 1변에 한번 공식적인 인터뷰를 가질 것을 법으로 정해 두었다. 성과 코칭은 팀장과 직원이 정기적으로 모여 성과 코칭이 회사의 기준을 만족시켰는지 여부를 컴토하는 것이다.
- 팀장이 지켜야 할 원칙
- 직장에 만족하는 직원과의 인터뷰
오랫동안 직원을 관리한 경험이 있는 팀장일수록 회사에 만족하는 직원이 오히려 일반적으로 성과 평가 인터뷰를 통해 그동안 곪아 왔던 문제를 더많이 지적한다는 시실을 잘 알고 있을 것이다. 사실을 직시하자. 직원은 대부분 팀장이 듣고 싶어하는 말만 할 것이다. 그러나 진리를 말하는 소수의 귀중한 직원의 말에 더욱 귀를 기울여야 한다. 직장에 만족하는 직원이 팀장이 주의를 기울여야 하는 중요한 문제라고 생각하고 그에게 대해 언급했다면, 팀장은 그들의 말에 귀를 기울여야 한다. 열린 사무실의 진실성과 평가 인터뷰를 통해 직원들이 마음속에 담아두고 있는 생각을 말할 수 있도록 부추겨야 한다. 왜냐하면 팀장과 직원 사이의 의사소통의 문이 더 넓게 열리면 열릴수록 만족스러운 업무 관계가 형성성될 가능성이 높아지기 때문이다. 성과 평가의 주관적인 요소몇몇 팀장은 후광효과(특성 때문에 해당 인물의 전체적인 가치를 과대 평가하는 일)의 영향으로 실수를 범한다. 후광효과의 반대는 뿔효과다. 직원이 달성 폭표인 오류율 감소에 성공하지 못하면 팀자은 그 직원의 머리에 뿔을 달아준다. 무슨 일을 하든지, 설사 일을 훌륭하게 처리한다 해도 팀장의 성에 차지 않는다. 최신효과라는 것이 있다. 누구나 다 그렇지만 팀장은 최근에 발생한 일을 기억하는 경향이 있다. 관리의 주관적인 요소로서 냉정효과라는 것이 있다 그렇게 믿는 팀장들 조차도 결코 최상의 성과 평가 점수를 주지 않는다. 이는 상식에서 벋서나는 태도로 직원의 사기를 떨어뜨릴수 있다. 바로 직원을 잘 알지 못하는 팀장이나 초보팀장 중 많은 수가 중립적인 성향을 띤다는 점이다. 직원의 행동에 대해 언급하라평가 양식에 팀장 자신의 의견을 쓸때 등급산정의 근거가 된 직원의 행동들을 예로 제시한다. 팀장은 이런 양식을 작성할 때 용어 선택에 유의해야 한다. 평가 양식은 법적인 서류이기 때문에 소송의 빌미가 될수 있다. 다음과 같은 내용은 절대 기록하지 않도록 주의한다. 쳇바퀴는 돌아가고 있지만 햄스터는 죽었다. 신경세포의 연접부에 뉴런이 부족하다. 차단기는 내려졌고, 신호등도 작동하지만 기차가 올 기미는 보이지 않는다. 깡통은 여섯개가 있지만 이것들은 한데 묶을 플라스틱 끈이 없다. 12월의 알래스카처럼 총명하다. 평가 인터뷰의 검토평가 인터뷰가 끝난 후에는 인터뷰의 진행 상황을 다시 한번 검토해 보는 것이 좋다. 인터뷰의 목적을 설명했는가? 자신의 성과에 대한 직원의 의견과 느낌을 알수 있었는가? 주로 직원이 말을 하도록 분위기를 조성했는가? 직원이 뛰어난 능력을 발휘하고 있는 부분을 지적했는가? 성과를 향상시키기 위한 제안을 했는가? (필요한 경우)직원에게 제안하라고 요청했는가? 부드러운 분위기를 조성하여 직원의 마음을 편안하게 해주었는가? (필요한 경우)업무 성과를 향상시킬 수 있는 행동 계획에 동의 했는가? (필요한 경우)업무 성과를 향상시킬 수 있는 시간의 범위를 설정했는가?
- 성과 평가의 또다른 기능
팀장이 성과 평가를 함에 있어서 놀라운 능력을 발휘하면 직원들이 팀장이 자신이 성공할 수 있도록 도와 주리라는 확신을 갖게 되어 더 열심히 일할 것이다. 성과 평가를 중요한 것으로 여기고 바르고 공정하게 수행한다면 직원 각자에게 훌륭한 동기를 부여하는 한가지 방법이 될수 있다.
- 프로 팀장을 위한 체크 포인트
작성일 :
24. 공정하고 합리적인 급여 관리
각각의 직위에 해당하는 최소 급여와 최대 급여를 설정해 두는 것이 바람직하다. 중요한 것은 급여 제한선에 근접한 장기 근속 직원에게 이런 상황을 인식시키는 것이다. 해당 업무가 회사에 기여하는 정도에는 한계가 있다는 사실을 직원에게 알릴 필요가 있다. 급여 문제를 성과 평가와 완전히 분리시키는 어렵지만 두가지 결정 사이에 몇 주나 몇 달이라는 간견을 둔다면 도움이 될 수 있다. 직위는 더 낮지만 노련한 직원은 더 높은 직위의 초보 팀장보다 급여를 더 많이 받을 수 있다. 특정 직위에 있는 직원이 탁월한 성과를 거두었다면 그 사람은 자신보다 한 단계 높은 평범한 직원보다 급여를 더 많이 받을 수 있다.
- 공정한 대우를 위해 노력하라
팀장은 급여에 관한 한 직원이 공정한 대우를 받을 수 있도록 최선을 다해야 한다. 이를 위해 제일 먼저 해야 할 일은 직속 부하 전원의 급여를 검토하는 것이다. 등급, 평가, 급여 등의 문제를 다룰 때 특히 중요한 것은 말을 조심하는 것이다. 자신이 특정 직원을 편애하고 있다는 사실을 인정하라. 자신이 직원 모두를 공평하게 좋아하고 있다는 생각한다면 그것은 자신을 속이는 일이다. 자신이 기재한 직무기술서, 성과 평가서, 급여 추천서 등을 보관한다. 기록은 파일에 넣어 잠가 두고 비서나 자신과 가깝게 일하는 보조자 등을 포함한 그 어떤 직원도 절대 접근하지 못하게 해야 한다.
- 급여 인상 추천 시 유의점
급여 인상을 추천할 때는 합당한 금액이라는 확신이 있어야 한다. 급여 인상 폭은 너무 낮지도 높지도 않아야 하고, 동시에 해당 직원이 회사에 기여한 정도를 반영해야 한다. 급여 인상폭을 고려할 때는 직원의 필요를 중요 고려 대상으로 삼아서는 안된다. 부하직원에게 재정적인 문제가있다면 팀장은 친구로서, 좋은 경청자로서, 또는 직원이 전문적이 도움을 받을 수 있는 곳에 대한 정보를 제공하는 정보원으로서 직원을 도울수 있다. 하지만 급여를 부하 직원의 사적인 문제를 해결하는 수단으로 사용해서는 안된다. 팀장은 그런 유혹을 과감하게 물리치고 엄격하게 직원 개인의 업무 성과만을 기준으로 인상폭을 경정해야 한다.
- 프로 팀장을 위한 체크 포인트
직무기술서, 성과 평가, 급여관리는 모두 하나의 종합 계회에 따란 이루어져야한다, 서로 적절하게 연결되어 회사의 전체적인 목표에 공헌할 수 있어야 한다. 팀장도 사림이기에 특정 직원을 편애하는 것은 어쩔수 없는 일이다. 하지만 중요한 것은 그러한 감정이 성과 평가, 급여, 승진 등에 관한 판단에 부당하게 영향을 미치도록 해서는 안된다는 것이다. 소폭의 급여 인상은 직원에게 모푝으로 받아들여질 수 있기 때문에 아주 소폭을 인상하라고 추천하느니 차라리 안상히자 않는 편이 낫다.
제 5부 프로 팀장을 위한 자기 관리 기술
25. 강섬지능을 개발하라
사회과학자와 심리학자들은 감성지능이 높거나 감성지수(EQ)가 높은 팀장이 평균 이하의 EQ를 가진 팀장보다 더 훌륭하게 관리자의 역할을 수행할 가능성이 높다는 사실을 밝혀 냈다. IQ점수는 시간이 지나면서 변할 수 있지만 아마도 평균 15점 이상은 변하지 않을 것이다. 반면에 감성지능은 학습된 행동과 관련이 있기 때문에 EQ 점수는 시간이 지나면 상당히 많이 변할 수 있다. EQ는 사람을 다루는 기술이고, 동시에 자신과 관련된 여러가지 사실을 파악하는 기술이다.
- EQ와 경영의 관계
자신의 감정과 다른 사람의 감정을 인식하고, 자신의 감정을 적절하게 표현하며, 자기 자신과 다른 사람에게 동기를 부여하고, 스트레스, 긴장, 혼돈을 통제하면서 다른 사람 또한 그렇게 하다록 돕는다면 오늘날과같은 직장 환경에선 탁월한 관리자가 될수 있다.
- 프로 팀장을 위한 체크 포인트
작성일 :
28. 긍정적인 자아 이미지를 개발하라
성공에 대해 생각하고, 성공한 사람처럼 보이고, 성공하리라는 확신한다면 성공 가능성은 훨씬 커진다. 여기서 가장 중요한 것은 바로 태도다. 성공을 향한 기본적인 태도를 더욱 확고한 것으로 만들기 위해서는 노력하는 틈틈이 성공을 거둘 필요가 있다. 초보팀장이 거두는 성공은 미래의 성취를 위한 밑거름이 될 것이다.
- 거만한 태도가 주는 부정적인 인상
성공을 거두었을 때는 거만한 사람으로 오해받지 않도록 자신의 감정 표현에 유의해야 한다. 팀장은 거만해 보이지 않으면서도 승진에 대해 자부심을 느낄 수 있어야 한다.
- 자아 이미지 개선을 위한 전략
첫번째 방법은 시가화다. 자신에게 중요한 일을 하고 있는 장면을 시각화해 보라. 자아 이미지를 향상시키는 두번째 방법은 윈윈 전략이다. 자아 이미지를 향상시키는 세번째 방법은 긍정적인 독백이다. 나는 매일 관리 기술을 향상시키고 있다나는 이 일을 해결할 수 있어이번에는 실수를 했지만 다음번에는 더 잘할거야실수 때문에 초초해하지 마라팀장은 자신은 물론 자기와 관련을 맺고 있는 사람들 모두에게 완벽하게 정직해야 한다. 내실수 입니다, 미안합니다, 이런 말을 하는 것은 자신의 약점을 들러내는 일이 아니라 팀장이 자신으 인간성에 대한 믿음을 갖고 있음을 보여 주는 일이다. 실수를 저질렀고 팀장 또는 그 실수에 책임이 있다면 실수를 인정하고, 이르 바로 잡고, 그를 통해 무언가 배울수 있어야 한다. 단, 실수 때문에 지나치게 괴로워해서는 안된다. 팀장도 직원도 실수를 딛고 전진하기 때문이다.
- 자기 도취와 자기 모순자신의 단점이 무엇인지 기꺼이 인정하라.
무오류 증후군은 CEO가 가진 특징들 중에 가장 두드러진 것이라 할 수 있다. 초보 팀장이 후에 CEO의 자리에 우른다고 해서 자동적으로 초보 팀장 시절 보다 더욱 현명해지지는 않을 것이다. 하지만 직원들은 그가 마치 동방박사이기라도 한 것처럼 그의 말에 귀를 기울이기 시작할 것이다. 그가 더욱 현명해졌기 때문이 아니라 다만 권한을 더 많이 쥐게 되었기 때문이다. 이점을 혼동해서는 안된다. 자신에게 정직하고, 자신의 모습을 인정하고, 자신의 철학이 업뭉 반영되도록 노력해야 한다. 편견을 극복하라 팀장은 기꺼이 약점을 인정하고 이를 바로잡기 위한 모든 조치를 취해야 한다. 예를 들어 자신이 능력을 발휘하지 못하는 분야는 아마도 자신이 좋아하지 않는 분야일 것이다. 그러나 스스로 수양을 한다면 자신이 좋아하지 않는 어려운 일도 해낼 수 있다. 문제가 될 소지가 있는 자신의 사고방식이나 태도를 기꺼이 인정하라. 팀장은 업무와 관련 없는 생활을 즐기는 팀장을 대할 때 자신의 사고방식에 편견이 있다는 점을 인식하고 이를 극복하기 위해 노력해야 한다. 너무 심각하지 않을 정도로만 말이다. 실천하기가 결코 쉽지 않은 일이지만 가장 먼저 해야 할 일은 무엇보다도 자신의 잘못을 인정하는 것이다. 객관성을 확보하라 수 많은 팀장들이 말로는 스스로가 문제를 갠관적을 보고 있다고 주장하면서 자신의 태도나 해결책을 설명할 때는 매우 주관적인 입장을 취한다. 팀장 스스로 객관적이라고 주장한다면 그런 주장의 근거를 생각해 보아야 한다. 왜냐하면 그것이 지나친 자기방어에서 비롯될수 있기 때문이다. 가장 먼저 해야 할일은 팀장이 완전하게 객관적인 태도를 유지하는 일이 얼마나 어려운지를 깨닫는 것이다. 차분한 자신감을 바탕으로 한 의사결정결정을 내리는 데는 사실을 밝히는 능력과 언제 결정을 내리기에 충분한 정보를 구할 수 있는지를 알수 있는 능력이 필요하다. 직원과 자신의 상사가 팀장의 의사결정 스타일에 대해 적절하다는 평가를 내릴 수 있도록 해야 한다. 의사 결정을 하는 방법한가지 의사 결정 방식만을 고집하지 말고 융통성 있게 대처하라. 상황에 따라 정확한 의사결정 방식을 선택 할 수 있게 될 때 팀장으로서의 자신감이 커지고 자아 이미지가 향상될 것이다.
- 피할 수 없는 사내 정치
- 승진과 자기 PR
- 해볼 만한 가치가 있는 일인가
앞으로 승진하고 싶다면 미래의 가능성에 연연해 주의를 흐트러뜨리는 일 없이 중요한 일에 관심을 쏟아라. 자신이 직장에서 할 수 있는 최고의 일은 현재 맡은 임무를 훌륭하게 수행하는 것이다. 현재의 임수를 완수하는 것이 팀장인 당신의 최우선 과제이고 이에 비하면 다른 야심은 모두 바차적이라 할 수 있다. 후원자를 확보하라 접촉하는 경영진 모두와 좋은 관계를 맺어 그들이 당신의 탁월한 능력과 건전하고 낙천적인 태도를 인식하게 만든다. 자신이 속한 부서를 넘어서서 다른 관리자와 경영진을 접촉하라는 임무가 주어진다면 기쁘게 받아들여라.
- 바람직한 이미지와 스타일을 추구하라
상사가 팀장의 업무 성과를 판단할 때 그는 팀장의 스타일을 하나의 특징으로 인식한다. 특히 상사가 긍정적인 특징으로 생각하는 스타일을 하나의 특징으로 인신한다. 특히 상사가 긍정적인 특징으로 생각하는 스타일을 갖고 있다면 승진에 더욱 유리할 것이다. 그러므로 자신이 다른 사람에게 보여주는 모습과 실제의 모습이 서로 일치해야 한다.
- 프로 팀장을 위한 체크 포인트
작성일 :
27. 창의적인 시간관리
- 작은 단위로 쪼개라
목표를 작은 단위로 쪼개기로 하고, 하루 목표를 2쪽으로 정했다. 때로 하루를 건너뛰면 그 다음날에 4쪽을 쓰기로 정했다. 예상치 못한 이유로 인해 이틀이상 글을 쓰지 못하게 되면 밀린 부분을 목표에 포함시키지 않거나 한장을 쓰는데 할당해 놓은 커다란 시간안에서 그 부분을 커버하면 된다고 생각했다.
- 업무의 우선순위를 정하라
그날 당정하지 못한 목표는 다음날을 위한 목록에 기입했다. 카이저는 언제나 우선순위에 따라 일을 하려고 노력했다. 아침에 에너지가 가장 충만해지는 사람이라면 엄청난 에너지를 필요로 하는 일을 매일 가장 먼저하도록 한다. 반대로 오후 늦게라야 평소 컨디션을 회복하는 사람이라면 자신만의 고유한 에너지 수위에 맞춰 해야 할 일을 분배한다. 우선순위가 퐁은 항목부터 먼저 완수하는데 초점을 맞추고 중요도가 떨어지는 일은 뒤로 미룬다. A항목은 우선적으로 완수해야 하는 결정적으로 중요한 일이다. A항목에 속하는 일이 몇가지 있다면 중요도에 따라 그안에서 우선순위를 결정한다. B항목에 속한일은 시간이 날때까지 미뤄둘수 있다. C항목에 속하는 일은 그다지 중요하지 않은 일이다. 설사 완수하지 못하더라도 그다지 문제가 되지 않는다. 성취감을 느낄수 있기 때문에 C항복을 우선적으로 완수하고 싶어하는 팀장들이 있다. 그런 유혹에 빠져서는 안된다. 기록을 소홀히 하는 바람에 창의적인 아이디어와 프로젝트가 사라져 버리는 경우가 매우 흔하다. 침대 옆 탁자 위에 종이와 연필을 갖다 놓고 밤에 떠오르는 훌륭한 아이디어를 기록하는 것도 좋은 방법이다.
- 사무실 비공개 시간을 마련하라
일부 회사에서는 업무 성과를 높이기 위해 사무실 비공개 시간을 정하고, 직원에게 그 시간 동안 하루 계획을 세우게 한다. 예를 들어 어떤 사무실은 2시간의 비공개 시간을 갖는다. 매일 두시긴 동안 사내의 어느 누구로부터 전화도 방문도 받지 않기 때문에 일정시간 동안 자신의 업무에 집중할 기회를 가질수 있다.
- 매일 나만의 시간을 가져라
극보할 수 없는 것 처럼 보이는 문제도 이처럼 조용한 시간을 갖고 나면 그 문제 전체를 쉽게 조망할 수 있게 되는 경우가 많다. 하루의 일과가 끝나고 사무실을 나가면서 하루 일정표를 찢는다. 이 의식은 나의하루 일정이 끝났다는 사실을 상징적으로 보여 줍니다. 나는 오늘 하루 최선을 다햇다. 이제 오늘을 잊고 삶의 다음 단계로 나아가자. 라고 생각합니다.
- 또 다른 시간 관리 비결
일주일의 시간 동안 어떤 일을 하느냐가 다른 사람과 자신의 차이를 만들어 내는 것이다. 매일이난 매주 구체적인 목표를 세우는 것이 중요하다. 이 목표를 머릿속에만 담아 두지 말고 기록한다. 프로젝트마다 최종 기한을 설정한다. 급한 일과 중요한 일의 차이점을 생각해 본다. 급하게 해야 할 일은 누구에나 있는 법이다. 하지만 그 일이 얼마나 중요한지 자신에게 물어보고, 중요한 일에 집중하는 것이 바람직 하다. 시간 일지에 자신이 한일을 모두 기록한다. 자신의 시간 사용 방식에 대해 다른사람의 의견을 묻는다. 자신을 볼수 없는 것은 종종 다른 사람이 지적해 줄수도 있다. 하루를 계획하기에 가장 좋은 시간은 그 전날 오후나 저녁 시간이다. 70대 30의 법칙을 이용한다. 하루의 70퍼센트에 대한 계획을세우고 나머지 30퍼센트는 계획하지 않는 과제, 기타 긴급한 일, 비상사태등을 처리하기 위해 남겨둔다. 하루의 계획을 세우면서 전화를 주고 받는 시간, 이메일을 읽고 보내는 시간, 사무실 근무시간들을 정한다. 정기적으로 의사소통하는 사람에게 자신의 하루일정을 알린다. 누군가 혹은 무언가에 의해 방해를 받는 것도 업무의 일부분이라는 점을 인식하고 하루의 일정에 이를 위한 시간도 배정한다. 방해받지 않을 수 있는 조용한 시간을 정한다. 가장 우선적으로 해야 하는 일이 있다면 그 일을 하기 위한 분위기가 무르익고 완벽한 시점이 될때까지 기다리지마라. 그런 시간이나 분위기는 절대 오지 않는다. A급 항목을 완수했을때 자신에게 보상을 해준다. 무엇이든 제시간에 하기 위한 습관을 개발한다. 정각에 회의에 참석하고, 서류도 제때 제출하고, 직원에게 똑같이 하도록 권한다. 자신의 부서에서 시간관리에 관한 한 역할 모델이 되도록 하라.
- 프로팀장을 위한 체크 포인트
작성일 :
28. 글쓰기를 두려워하지 마라
첫째, 사람들에게는 시험 증후군이라는 것이 있다. 시험을 치를때 공포에 사로잡혀 허둥거리는 것이다.
둘째, 사람들이 글쓰기에 자신감을 갖지 못하는 이유는 독서량이 부족하기 때문이다.
셋째, 사람들이 글을 쓰려 할 때 두려움을 느끼는 이유는 정확한 철자법을 알지 못하기 때문이다. 비즈니스 편지와 사내 메모를 작성하는 방법에 대한 책과 강좌가 있다. 그를 이용한다면 그런 글쓰기 강좌를 기술한 사람의 개성을 그대로 받아들이지 않는 한도 내에서 커다란 도움을 받을 수 있을 것이다. 글 쓰는 기술을 배우는 목적은 자신의 개성을 바꾸는 것이 아니라 글 쓰는 기술을 향상시키는 것이다.
- 마음속에 그림을 그려라
글쓰기 기술을 향상시키는 가장 좋은 방법 중 하난는 마음속으로 상상을 하는 것이다. 매우 친근한 분위기에서 상대방과 대화를 나구고 있다고 상상한다. 그러고는 말을 시작한다. 이때는 대화할때 사용하는 다런을 써야 한다. 대화할 때 장황한 단어를 사용하지 않는다면 글에도 사용하지 말아야 한다. 심리학자들에 따르면 글을 쓸때 다른사람에게 깊은 인상을 남기려고 장황하고 기교 부린 단어를 사용한다는 것은 글을 쓴 사람이 열등감을 갖고 있다는 증거라고 한다. 자신의 글이 불편하게 느껴지더라도 이런 감정을 다른 사람에게 광고하지 말고 혼자 마음속에 묻어 두라. 글을 쓸때 친근한 얼굴을 떠올리게 되면 글속에 친근하고 따뜻한 어조가 스며들게 된다. 두렵지 않은 사람을 머릿속에 그리고 그 사람을 사장이라고 생각한다. 그러고는 보고서를 쓰기 시작한다. 이런 상상을 하면서 글을 쓰면 문체가 달라질 것이다. 글을 쓸때는 정황한 문법과 철자를 사용해야 한다. 문법과 철자에 자신이 없다면 이에 관한 기본 원칙을 읽혀라. 정확한 문법과 철자로 글을 써야 하는 이유는 또 있다. 정확한 문법과 철자를 구사하지 못한다면 공식적인 자리에서 말을 하거나 심지어는 격의 없는 대화를 나눌때에도 정확하게 의미를 전달하지 못할 가능성이 있다. 만약 그렇다면 미래의 성공과 승진에 해가 될수도 있다. 그러므로 최선을 다해서 정확하게 말하고 글을 쓰는 것에 가치를 부여하라. 무엇보다도 마음속에 친근한 이미지를 그린 후에 글을 써야 한다는 점을 기억하라.
- 프로 팀장을 위한 체크 포인트
사람들이 글쓰기에 자신감을 갖지 못하는 이유는 독서의 양이 부족하고 철자법을 잘 알지 못하기 때문이다. 누군가에게 글을 쓸때는 그 글을 받아 볼 사람이 자신이 정말 싫어하는 사람이라도 해도 그 사람과 친근한 분위기에서 대화를 나구고 있다고 상상하면서 써야 한다. 이때 사용하는 대화를 할때 사용하는 단어야 한다. 정확한 문법과 철자로 글을 써야 하는 이유는 그렇게 하지 못한다면 공식적인 자리에서 말을 하거나 격의 없는 대화를 할 경우 정확하게 의미를 전달하지 못할 가능성이 있기 때문이다. 그렇다면 미래의 성공과 승진에도 해가 될 수 있다.
29. 헛소문과 억측에 대처하는 법
차리리 포도 덩굴의 존재를 인정하고, 덩굴의 끝이 조직의 구석구석까지 뻗치게 될 것이라는 사실을 미리 인식하고 그에 대처해야 한다. 언제 어디서든 언측과 수문은 존재하기 마련이지만 효과적으로 의사소통을 하게 되면 부정확한 언측을 줄일수 있다.
- 때때로 포도 덩굴을 활용하라
직원의 반응을 살피기 위해 정보를 포도 덩굴을 통해 퍼뜨릴 경우에 대해 생각해 보자. 이런 경우에는 다음처럼 말을 꺼내는 것이 가장 좋은 방법이다. 이 이야기는 절대 비밀이네만. . 이 이야기는 1급 기밀에 속하네만. . . 이렇게 하면 정보는 포더 덩굴을 타고 급속하게 퍼져 나갈 것이다. 단, 완전히 비밀을 유지하고 싶다면 절대 아무에게도 말하지 않아야 한다는 사실을 기억하라.
- 프로팀장을 위한 체크 포인트
작성일 :
30. 팀장의 가장 좋은 친구는 위임이다
팀장은 직원들에게 업무를 위임하기 위한 적절한 방법을알고 있어야한다. 우임은 직원의 기술을 개발 시킬 목적으로 자신의 현재 업무의 일부를 떼어 직원에게 맡기는 것이다.
- 위임의 이점
위임을 받은 직원의 새로운 기술을 습득하고 자신을 계발할 수 있기 때문에 더욱 회사 일에 적극적으로 관여하고 그를 통해 새로운 동기를 부여 받는다. 회사쪽에 보면 위임은 비용 효율적이다.
- 초보 팀장이 위임을 기피하는 이유
가장 큰 이유는 방법을 무르기 때문이다. 위임은 연습이 필요한 기술이다. 다른 사람에게 업무를 위임하지 말아야 할 유일한 경우는 상사가 위임하지 말라고 지시했거나 직원이 아직 위임 받아 업무를 처리할 준비가 되어 있지 않는 경우, 그리고 직원의 업무가 많아서 위임을 받을 수 없는 경우뿐이다. 절대 위임해서는 안되는 일심지어 CEO라 하더라도 절대 다른 직원에게 위임하지 말아야 하는 일은 인사 문제에 관련된 모든 업무들이다. 누구에게 어떻게 위임할 것인가이때 주의해야 할 것은 위임 받는 사람에게 따른 위임의 성격을 달리 해야 한다는 것이다. 경험의 기술이 부족한 직원에게 업무를 위임할 때는 수행 업무에 대해 분영하게 설명하고, 경험과 기술 면에서 노련한 직원에게 위임할 때 보다 더욱 주의 깊게 업무 진행상황을 검토해야 한다. 또한 문제가 있는 직원에게도 업무를 위임해 보라. 시도해 볼 만한 과제나 프로젝트가 생긴다면 업무에 대한 견해와 태도가 바뀔 수도 있다. 위임 시 거쳐야 할 과정다음은 위임을 할 경우 유용한 실천 과정이다. 이과정이 자신에게 효과가 있는지 검토해 보라. 자신이 위임할 수 있는 업무, 프로젝트, 업무 등을 분석한다. 그리고 업무를 완수하는 데 필요한 사항, 소요시간, 필요한 자원등을 생각해 본다. 위임 받을 직원을 결정한다. 이번 위임으로 가장 크게 동기를 부여발을 수 있고, 업무를 추진할 만한 시간적 여유가 있으며, 업무를 수행할 수 있는 기술을 가지고 있거나 습득할 수 있고 추가적으로 책임을 맡겠다고 요청한 직원이 있었는지 생각해본다. 위임 받을 직원을 결정하고 난 후에는 해당 직원에게 위임할 업무를 가능한 한 자세하게 설명한다. 또한 위임을 받는 것의 이점을 말해 준다. 신입사원이거나 아직 업무 수행 능력이 미숙한 직원이라면 좀더 많은 시간을 할애해 더 자세히 설명한다. 부하직원으로부터의 위임을 피하라직원이 해당 업무를 수행할 수 있도록 도와주거나 직원을 도울 수 있는 전문가를 물색한다. 팀장은 직원을 구조하는 사람이 아니라 직원의 능력을 개발하는 사람이다.
- 미래에 대비하라
업무를 위임하는 시기와 위임할 업무의 종류에 대해 생각하기 시작하라. 그리고 위임하는 방법을 배우고 이를 실행하라.
- 프로 팀장을 위한 체크 포인트
작성일 :
31. 유머감각 있는 리더가 성공한다
우리가 지나치게 진지한 이유중 하나는 살아가면서 세상과 밀접한 관계를 맺게 되기 때문이다. 바로 그 때문에 호사에서 일어나는 일 모두가 자신의 삶에 중대한 일로 부각된다. 최선을 다했다고 마음속으로 확식한다면 더 이상 건정하지 말아야 한다. 마음속으로 확신한다면이란 말이 중요하다. 자신이 수행하는 업무를 항상 냉철한 시각으로 바라볼 수 있어야 한다. 그날 하루를 불쾌하게 아무런 성과를 거두지 못하고 보냈다 하더라도 100년이 흐른 후에는 그 일을 아무도 개의치 않으리라는 점을 기억하라. 영국의 작각 호레이스 월폼은 다음과 같이 말한바 있다. 세상은 생각하는 사람에게는 코미디이고, 느끼는 사람에게는 비극이다. 유머감각을 갖고 있다면 자신에게 지나치게 진지한 태도를 버리기가 쉬워진다. 유머감각은 거의 누구나 다 갖고 있지만 특히 개발되어 있는 사람이 있다. 그러므로 자신에게 유머감각이 부족하다 해도 얼마든지 개발이 가능하다.
- 유머감각의 개발
그들은 재빨리 기억의 저편을 더듬어 자신이 들었거나 읽은 적이 있는 재미있는 말 중에서 현재 상황에 맞게 적절한 표현을 찾아낸다. 독서를 하고, 유머가 풍부한 영화를 보고, 코미디를 연구하는 방법을 통해 유머감각을 개발할 수 있다. 텔레비전 출연자들 중에 재미있다는 평판을 받고 있는 사람의 말과 행동을 유심히 본다. 듣는 사람의 귀를 즐겁게 해주는 사람들을 지켜본다.
- 웃음을 권장하라
팀장은 스스로 유머감각을 개발하는 동시에 마음 놓고 웃을 수 있는 유쾌한 직장 분위기를 조성해야 한다. 직장생활이 재밌다면 직원은 더욱 열심히 일하고, 더욱 생산적이 될것이기 때문이다. 회의를 시작하기 전에 직원들의 농담을 유도한다. 게시판을 활용해 사무실에서 웃을 수 있는 상황을 만든다. 사람들이 읽을 수 있도록 일반 만화나 신문이나 잡지의 연재 만화, 농담 등을 게시판에 붙인다. 어느 회사의 한 팀장은 자신이 관리하는 창고 중 하나를 웃음방으로 만들었다. 방에 VCR을 설치해 놓고 시트콤과 코미디 프로그램을 녹화한 테이프를 비치했다. 직원이 웃고 싶어질때 들어가서 테이프를 틀어놓고 얼마간 웃으면서 즐길 수 있게 배려한 것이다.
- 유머는 빈정거림이 아니다
유머 감각을 발휘할때 한가지 명심해야 할 점이 있다. 여태껏 사무실에서 재미있는 말이라곤 해본적이 없다면 점차적으로 유머감각을 발휘해야 한다. 빈정거리는 말투가 재미있는 경우도 있지만 여기에는 두가지 문제점이 있다. 첫째 , 조소가라는 평판을 얻게 된다는 점이다. 이는 회사 경영진이 달가워하지 않는 특성이다. 둘째, 빈정거리는 말투는 다른사람에게 상처를 준다는 점이다. 다른 사람의 약점이안 성향을 미끼로 사용한다는 인상을 주어서는 안 된다. 유머러스 한 표현은 자신에 대한 것이거나 중립적인 성격을 띠는 것이 좋다. 자신이나 자신의 사소한 약점을 가지고 사람들에게 재미를 주면 재치 있는 사람이란 인상을 주고, 동시에 다른 사람의 마음에 상처를 주지 않을 수 있을 것이다. 상대방과 모욕적인 말을 주고받으면 재미있을 수 도 있지만 초보에게는 그다지 좋은 방법이 아니므로 피해야 한다.
- 유머는 긴장 완화제다
상황이 복잡하거나 긴장감이 고조될 때는 유머가 중요한 역할을 한다. 적절하게 유머를 구사하면 긴장을 완화시킬 수 있다. 우리 주위에서는 매일 재미있는 상황이 벌어지고 있지만 이런 상황을보는데는 훈련된 눈이 필요하다. 마지막으로 삶과 자기자신에 대해 지나치게 진지한 태도를 취하지 말아야 할 중요한 이유가 있다. 어째거나 그런 태도로는 이 세상에 살아남을 수 있는 사람은 아무도 없다.
- 프로 팀장을 위한 체크 포인트
작성일 :
32. 생산적인 회의를 위한 비결
단순히 정보를 주고 받는 것이 목적인 회의라면 필요한 서류를 첨부해 이메일로 보낼 수 있다. 그러나 토의를 하고 결정을 내려야 한다면 회의가 필요하다.
- 회의 비용자신에게 질문을 던져보라.
회의의 비용과 이점을 따져 볼때 이 회의는 열린 만한 가치가 있는가? 그렇게 생각한다면 계획대로 회의를 추진하라. 하지만 그렇지 못한다면 대안을 찾아라.
- 사전 통보가 중요한 이유
회의를 더욱 생산적인 것으로 만들기 위해서는 회의 며칠 전에 참석자에게 의사일정 계획 안을 보내는 것이 좋다. 의사일정에는 회의에서 토의될 주제와 각 주제에 할당할 시간을 기록한다. 팀장은 참석자에게 다음 회의에서 논의할 주제를 제안하도록 요청함으로써 참석자가 회의에 적극적으로 임하도록 유도한다. 회의는 정시에 시작해야 한다. 참석자들을 앉혀 놓고 호의가 시작되기를 기다리게 하는것은 귀중한 시간과 자원을 낭비하는 일이다. 토의해야 내용들을 중요도에 다라 정리한 리스트를 의사일정에 첨부하고 그에 따라 회의를 진행해야 한다는 것이다. 회의에서 정말 중요한 문제만을 다루기에도 시간은 충분하지 않는데 말이다.
- 팀장이 범하기 쉬운 실수
회의 과정에 익숙치 않은 초보 팀장들 중에는 토의하는 모든 주제에 대해 자신이 의견을 제시해야 한다는 강박관념을 갖고 있는 사람이 많다. 회의 중에 자신의 직원중 어느 누구에 대해서도 평가절하하는 말을 해서는 안된다. 또한 사람이 아닌 상황을 다루려고 노력해야 한다. 고위 경영진이 참석하는 회의를 자신의 관리 기술을 과시하는 장소로 생각하는 팀장들도 있다. 많은 팀장이 범하는 또 다른 잘못은 자신의 자시를 유지하기 위해 상사의 의견에 지나치게 신경을 쓰는 것이다. 반면에 상사와 다른 견해를 갖고 있다면 어쨌거나 자신의 의견을 제시할 필요가 있다. 단, 외교적이고도 합리적으로 제시해야 한다. 자신의 의견이 상사와 다르더라도 충분히 심사숙고한 후에 용기르 내서 자신의 의견을 말한다면 속이 뻔히 들여다보이게 상사의 의견에 찬성을 하는 것 보다 훨씬 자신의 경력에 도움이 될 것이다. 프로젝트 팀에 소속되는 것에는 다음과 같은 이점이 있다.
첫째, 당신이 팀에 기여할 수 있다고 믿기 때문에 회사에서 당신을 선택한 것이다. 그러므로 이 기회를 십분 활용하라.
둘째, 회사의 다양한 분야에서 근무하는 관리자 및 경영자들과 접촉할 기회를 가질 수 있다. 이로써 귀중한 인맥을 구축할 수 있다.
섯째, 자신의 책임 영역 이상의 선에서 이루어지는 결정에 관여할 수 있는 기회를 얻게 될 수 있다. 이렇게 되면 회사의 전체 조직을 경험할 수 있는 기회가 늘어난다.
- 바람직한 회의 진행 방법
- 또 다른 회의 진행 비결
회의를 시작하기 전에 기본 규칙을 정한다. 기본 규칙은 모든 참석자가 따라야 하는 행동을 기준으로 정해져야 한다. 회의가 끝나기 전 5분에서 10분 동안 회의 진행에 대해 참석자와 토의하는 시간을 갖는다. 다음 번 회의의 질을 향상시키기 위해 피드백을 받는 것이 좋다. 의사 일정의 맨 위에 회의의 목적과 회의를 통해 거둘 것이라고 예상하는 성과를 기록한다. 회의에는 반드시 필요한 인원만 참석하게 한다. 가능한 한 회의를 신속하게 끝마친다. 2시간이 경과하면 대부분의 사람들은 집중력이 떨어진다. 그러므로 회의를 2시간 이상 진행하려면 중간에 휴식이 필요하다. 회의 결과에 따라 각각의 참석자를 위한 행동 계획을 마련한다. 다른 사람의 책임 역역까지 알수 있도록 참석자 모두에게 복사본을 배포한다. 마지막으로 의자를 치운다. 호의시간을 줄이고 싶다면 참석자 모두 선 채로 회의를 진행하도록 한다. 이 방법을 사용한다면 회의 시간을 반으로 줄일 수 있다. 그러나 회의가 20분이상 진행되거나 참석자가 신체적으로 서 있을 수 없는 경우에는 의자가 필요하다. 또한 참석자가 메모를 하기 위해 기대거나 소지품을 놓아두기 위한 물건이 필요할지 모른다.
- 프로 팀장을 위한 체크 포인트
33. 대중 앞에서 어떻게 말할 것인가
- 연설을 위한 사전 준비
대중 연설을 위해 기꺼이 기술을 연마하고자 하는 팀장은 거의 없기 때문에 연설 방법을 습득하기만 하면 당신은 대부분의 팀장들보다 한발 앞설 수 있다. 많은 사람들이 깨닫지 못하고 있는 점이 한가지 있다. 그것은 바로 훌륭한 대중 연설가가 되면 즉극적으로 세련되게 말하는 능력까지 향상된다는 점이다. 훌륭한 발표자가 되기 위해 1 대 1로 개인지도를 받는 것도 생각해 볼수 있다. 관련 서적을 읽을 수도 있고, 전문가가 연설하는 모습을 직접 지켜볼 수도 있으며, 훌륭한 발표 능력을 가진 사람에게 같이 일하자고 요청할 수도 있고, 특정 주제에 대한 비디오나 테이프를 빌려서 공부를 할 수도 있다.
- 다음주로 예정된 발표를 위한 준비
발표의 목적을 정하고 그 목적을 한문장으로 기록한다. 주제에 관련된 요점을 요약한다. 대부분의 연구 결과에 따르면 청중들은 주요한 사항 한가지와 부차적인 사항 세가지만 을 기억한다고 한다. 먼저 청중에게 자신이 말하고자 하는 내용을 제시하고(서두), 그 내용을 전달하고(발표의 본론), 자신이 전달한 내용을 요약해 되풀이한다(결론). 발표 내용을 계획하기 전에 청중을 분석한다. 청중의 성향, 참석 이유와 관심사, 학문적인 수준, 태도, 문화적인 배경, 연력등을 파악한다. 발표하는 동안 청중을 주의깊게 관찰한다. 관잘 결과에 따라 목소리의 크기와 말하는 속도를 조절하거나 내용을 줄이거나 더 깊이 있게 설명하거나 혹은 말투를 바꾸어 발표 스타일을 변화시키도록 한다. 파워포인트 슬라이드와 같은 시청각 자료를사용하는 경우에는 슬라이드를 보면서 말하지 말고 청중을 보면서 말한다. 시청각 자료는 청중의 이해를 돕기 위한 도구일 뿐이다. 청중의 관심을 끄는 대상은 발표자 본인이어야 한다. 연습, 연습, 또 연습한다. 그러나 발표 내용을 암기하는 실수를 범해서는 안된다. 중간에 잊어 버리기라도 한다면 정말 끔찍한 사태가 벌어질수 있기 때문이다. 일어날 수 있는 온갖 상황을 대비한다. 발표를 하는 동안 무슨일이 벌어질지는 결코 알수 없다. 그렇다면 대안을 마련해야만 한다. 그러지 못하면 발표는 시작도 하기전에 엉망이 되고 말 것이다. 계속해서 에너지가 넘치고 활기찬 태도를 유지하면서 청중에게 자신이 발표를 즐기고 있다는 인상을 주기 위해 애쓴다.
- 훌륭한 연설가가 되는 것의 부차적인 이득
사실상 리더가 될 기회가 회사 밖에서 더 빨리 찾아 올지도 모른다. 밖에는 자신을 이끌어 줄 리더를 원하는 사람들이 있다. 이렇듯 사람들이 모인 곳에서 설득력 있게 말하는 능력은 탁월한 리더의 특성 중의 하나다. 당신이라고 그런 리더가 되지 말라는 법은 없다.
- 프로 팀장을 위한 체크 포인트
작성일 :
제 6부 완전한 인격체가 되기 위한 노력
34. 스트레스의 극복
스트레스에 어떻게 반응하느냐가 스트레스 극복의 관건이다. 주위에서 일어나는 일을 항상 통제할 수 있는 것은 아니다. 통제할 수 있는 일은 자신에게 일어난 일에 대한 스스로의 반응뿐이다.
- 스트레스 해소의 비결
처음 팀장의 자리에 올랐을 때 스트레스를 줄것 처럼 보이는 대부분의 일들은 일단 경험을 하고 나면 그것이 일상적이고 그다지 두려울 것이 없는 일이라는 점을 깨닫게 된다. 상황은 변하지 않지만 상황에 대한 자신의 경험과 반응이 변화하는 것이다. 명백하게 스트레스를 유발하는 상황에 대해 어떻게 반응할 것인지는 팀장 자신의 관리 방식과 관련이 있다. 그러나 스트레스를 윱라하는 상황에서도 긍적적인 자세로 미소 지을수 있는 팀장은 함께 프로젝트를 수행하는 직원 모두에게 자신감을 심어 줄 수 있다. 스트레스를 유발하는 상황에 부딪쳤을 때 오히려 더욱 활력이 넘치고 최고의 능력을 발휘하게 된다고 믿는 사람들이 있다. 상황이 어려워질수록 강한 사라은 앞으로 나간다는 오래된 속담을 들어본 적이 있을 것이다. 이는 스트레스를 유발하는 상황에 대한 두려움을 극복한 후라야만 공감할 수 있는 진리다. 두려움은 매우 작은 깔때기를 이용해 스트레스라는 주스를 따른다.
- 스트레스에 반응하지 말고 문제에 반응하라
직장에서 성공하려면 스트레스를 유발하는 상황에 대한 두려움을 이에 대한 도전으로 극복해야 한다. 자제심을 일고 충동적인 행동을 하지 않도록 한다. 상황을 악화시킬수 있기 때문이다. 심호흡을 통해 긴장을 푼다. 천천히 말하도록 노력한다. 이러한 침착함은 금세 주위 직원들에게 전염된다. 그리고 그러한 태도는 직원들에게 팀장은 이성을 잃지 않았어. 그러니까 나도 이성을 잃으면 안돼 라는 메시지를 전달하게 된다. 당장 급한 일 부터 처리하기 위해 상황을 두세 가지 주요 요소로 압축시킨다. 그런 후에 나머지는 서두르지 않고 처리한다. 직원에게 서너 가지 중요한 지시를 내려 상황을 부분적으로 해결하도록 지시하고 후에 전체적으로 통합한다. 경험이 풍부한 직원에게 아이디어가 있는지 물어 본다. 문제에 대한 자신의 반응이 아닌 문제 자체에 대해 생각한다. 자신이 현명하고, 침착하고, 결단력이 있는 리더의 역할을 맡고 있다고 생각한다. 그런 역할에 완전히 몰입한 뒤 어느 정도 시간이 흐르고 나면 그것이 더 이상 역할 연기가 아닌 자신의 모습이 될 것이다. 여기에는 스트레스를 유발하는 상황에 대한 반응의 변화도 포함된다.
- 자신의 능력에 자신감을 가져라
이때 기억해야 할 중요한 점은 겸험이 쌓이면 스트레스는 대부분 사라진다는 사실이다. 팀장의 임무는 직원을 참호에서 끌어내 사격자세를 취하게 하고 지뢰가 묻힌 곳을 가로질러 적과 육박전을 벌이게 만드는 것이 아니라 좋은 결과를 얻기 위해 직원을 독려하고 올바른 방향으로 이끌어 임무를 당성하게 하는 것이다. 초보 팀장이 명심해야 할 최고의 조언은 바로 지나치게 걱정하지 말라는 것이다.
- 프로 팀장을 위한 체크 포인트
작성일 :
35. 직업이 삶의 전부는 아니다
삶은 균형이 잡혀 있어야 한다. 직업이 중요하기는 하지만 삶의 전부는 아니다. 우리 생계를 유지하게 해주는 직업 이상의 가치를 지닌 존재다. 직업 이상의 존재라는 생각이 들지 않는다면 그런 생각이 들도록 만들어야 한다. 관라지로서 경험을 쌓는 기간을 무사히 통과한 후에는 자신의 관심과 활동 영역을 넓힐 필요가 있다.
- 적극적으로 지역 사회 활동을 하라
관리직을 희망하는 사람이라면 지역 사회를 위한 활동에도 참석할 필요가 있다. 지격 사회 활도의 주요한 목적은 직업상의 발전이지만 부수적인 이익도 있다. 지역사회에 관여하면 지역사회와 해당 직업 세계에 자신의 존재를 알릴수 있다. 지식의 토대를 넓힐 수 있고, 훌륭한 인맥을 만들고 친구를 사귈 수 있다. 발이 넓어질 뿐만 아니라 그만큼 승진 가능성도 커진다. 회사 내에서 직위가 올라갈수록 리더십 또한 중요한 요소로 간주된다. 업무에 필요한 자질을 모두 갖춘 두명의 직원을 두고 승진 여부를 경정해야 하는 경우는 수없이 많다. 이런 아슬아슬한 순간에 유리한 고지를 차지하는 직원은 바로 회사 안팎에 리더로 활동하고 있는 사람이다.
- 다양한 분야에 대한 책을 읽어라
자신이 속한 분야에대한독서를 하는것은 매우 중요한 일이지만, 팀장은 모든 분야에 대한 책을 두루 읽는 박시한 사람이어양 한다. 팀장은 정보수집에 능해야 하고, 자신이 속한 도시와 국가에서 무슨 일이 벌어지고 있는지를 알고 있어야 한다. 신문, 잡지,자신이 속한 분야와 관련된 전문 잡지 등을 계속 읽어서 최신 정보를 입수해야 한다는 뜻이다. 또한 세상사에도 정통해야 한다. 가끔 좋은 소설책을 읽는것도 도움이 된다. 훌륭한 소설을 쓴 작가들은 인간 세계에 대한 탁월한 통찰력을 갖고 있는 경우가 많기 때문이다. 사람들은 삶의 모든 단계에서 언제나 스스로 정신적으로 자극을 받을 수 있는 환경을 마련해야 하고 항상 주변 상황에 관심을 가져야 한다. 팀장이 항상 모든 일에 관심을 갖는다면 이렇게 하기가 훨씬 수월하다. 독서 또한 이런 방법 중의 하나다.
- 퇴근 후에는 일을 잊어라
팀장은 퇴근후에 일과 생활을 분리할 수 있는 능력과 결단력을 갖고 있어야 한다. 즉, 일은 직장에 남겨두고 퇴근 후에는 사적인 생황을 즐길수 있어야 한다. 직장 일 욍 다른 관심사를 갖고 있어야 한다. 취미를 즐길 필요가 있다. 이렇게 되면 균형 잡힌 삶을 살수 있을 것이다. 집으로 일거리를 가져가지 마라. 차라리 그날 퇴근 시간을 늦추거나 다음날 아침 일찍 출근하라.
- 프로 팀장의 체크 포인트
작성일 :
36. 품위 있는 팀장이 되자
이책에서 의미하는 클래스란 사람의 행도에서 나타나느 세련됨과 품위를 뜻한다. 품위있는 직원을 생산을 위한 도구고 생각하지 않고 그들의 인격을 존중한다. 품위는 전적으로 자신의 행동과 관련이 있다. 사회적인 지위와는 관련이 없다. 품위 있는 팀장는 화가 나도 상스러운 말을 사용하지 않고 다양한 어휘를 구사해 자신의 불쾌함을 표현한다. 품위 있는 팀장은 자신이 자사람들의 관심의 중심에 놓이지 않아도 개의치 않는다. 자신이 초라하다고 느끼지도 않을 뿐만 아니라 직원이 집중적으로 조명을 받을 수 있도록 돕는다. 품위 있는 팀장은 음탕한 농담이나 격이 떨어지느 차별적인 농담을 하지 않는다. 품위 있는 팀장은 어떤 성적인 용망도 직장에서 표현하지 않는다. 또한 어머니 앞에서 하지 않을 이야기는 다른 성의 사람에게도 결코 하지 않는다. 품위있는 팀장은 회사에 대해 실망을 하고 자신의 불만이 정당하다는 생각이 들더라도 회사의 명예를 손상시키지 않는다. 품위 있는 팀장은 누군가의 불만족스러운 행동이나 부정적인 말로 인해 사람들이 갈등을 겪는 일이 없도록 한다. 품위 있는 팀장은 침착성을 잃지 않고 결코 극단적으로 해동하지 않는다. 품위 있는 팀장은 실수를 합리화하지 않는다. 오히려 실수를 통해 배우고 자신을 발전시킨다. 품위 있는 팀장은 우리를 강조하고 나를 억제한다. 품위 있는 팀장은 다른 사람을 존중하며, 자신 또한 존중한다. 품위 있는 팀장은 결코 직원의 배우장 대해 격이 떨어지는 말을 하지 않는다. 그런 말을 한다면 그 배우자보다 스스로에게 더욱 해가 될 것이다. 품위는 직원에 대한 충성을 뜻한다. 품위 있는 팀장은 직원들을 비쿄하지 않고 단지 각자에게 주어진 책임이 다를 뿐이라고 생각한다. 품위 있는 팀장은 화가 나 있을 때는 어떤 행동을 취하지 않는다. 충동적이지 않기 때문에 이성을 되찾을 때까지 기다린다. 품위 있는 팀장은 자신을 세우는 가장 좋은 방법은 먼저 다른 사람을 세우는 것이라는 사실을 알고 있다. 품위 있는 팀장은 공로를 인정받는 것에 그다지 관심이 없다. 또한 사람이 때로는 마땅히 받아야 하는 것보다 더 큰 공로를 인정받을 수도 있다는 사실을 인정한다. 그래서 설사 자신에게 당장 포상이 주어지지 않아도 크게 낙심하지 않는다. 품위 있는 팀장은 언행을 일치시키기 위해 열심히 노력한다. 품위 있는 팀장은 직원에게 스스로 본보기를 보인다. 품위 있는 팀장은 따뜻한 미소의 중요성을 잘 알고 있다.
- 프로 팀장을 위한 체크 포인트
품위 있는 팀장은 직원들의 인격을 존중한다. 품위 있는 팀장은 자신이 관심의 초점이 되지 않아도 개의치 않는다. 자신이 초라하다고 느끼지 않을 뿐 아니라 직원이집중적으로 조명을 받을 수 있도록 돕는다. 품위 있는 팀장은 회사에 대해 실망을 하고 자신의 감정이 정당하다고 생각할 때 조차도 회사의 명예를 손상시키는 말을 하지 않는다.
- 맺음말
직원들과 함께 일하는 것의 성패를 결정하는 것은 팀장인 당신의 마음가짐이다.
결과적으로 상황에 대한 자신의 반응은 얼마든지 마음대로 조정할 수 있는 것이다. 자신이 좋아하지 않는 일에 종사해서는 안되지만 그 어떤 직업에도 자신이 좋아하지 않는 측면이 있게 마련이라는 사실 또한 깨달아야 한다. 그러므로 중요한 것은 균형이다. 직장 생활이 대부분 즐겁고, 만족스럽고, 흥미를 불러일으켜 해볼 만하다는 생각이 든다면 좋아하지 않는 점 몇 가지는 참을 수 있다. 하지만 이와는 대조적으로 자신이 해야 하는 일의 대부분을 싫어한다면 분명 자신과는 맞지 않는 일을 하고 있는 것이므로 직업을 바꾸어야 한다. 아브라함 링컨의 다음과 같은 말은 옳은 말일 것이다. 대부분의 사람들은 자신이 마음먹은 만큼 행복하다. 이말에는 이책에서 언급하고 있는 바람직한 팀장의 태도가 잘 요약되어 있다. 아주 적절한 예라고 할수는 없지만 이때 스스로에게 반드시 던져야 할 질문은 다음과 같다. 직장과 개인적인 삶에서 접촉하는 사람들에게 나는 어떤 영향을 미치고 있을까? 경영진이나 팀장의 역할은 지도자와 봉사자의 역할을 합쳐 놓은 것이다. 팀장은 사람들 대부분 지혜라고 착각하고 있는 경험을 더욱 많이 갖게 될 것이다. 사람들과 더불어 일하면서 다양한 경험을 쌓다 보면 더 효과적으로 업무를 추진하는 방법을 알게 될 것이다. 똑같은 경험을 계속 반복하기만 한다면 이를 순조롭게 추진하는 능력이 개발되는 것 외에는 별다른 이익이 없다. 직원의 태도와 감정을 이해 한다면 많은 것을 얻을 수 있다. 직원의 입장이라면 어떻게 대우받고 싶겠는가? 깨어 있는 시간의 거의 절반을 사람을 관리하는 일에 보내는 팀장의 관리자로서의 성공 여부는 자기 자신과 자신이 맡은 책임에 대한 태도에 달려 있다.
#
